Allmänt
Howspace Oy (FO-nummer: 2153753-6) (”Howspace”, ”vi”) kan komma att samla in och behandla personuppgifter om användare av Howspaces webbplats och tjänst i samband med tillhandahållandet av sina tjänster. Howspace behandlar de insamlade personuppgifterna med vederbörlig omsorg och i enlighet med alla tillämpliga lagar och förordningar, såsom men inte begränsat till förordning (EU) 2016/679 (allmän dataskyddsförordning), mer känd som och nedan benämnd GDPR.
Vår integritetspolicy förklarar vilka uppgifter vi behandlar, hur vi gör det och hur de registrerade kan utöva sina rättigheter (t.ex. rätten att göra invändningar och rätten till tillgång).
Denna integritetspolicy utgör en registerbeskrivning enligt den finska personuppgiftslagen (10 och 24 §).
Denna integritetspolicy kan komma att uppdateras om det krävs för att återspegla ändringar i rutinerna för behandling av uppgifter eller av andra skäl. Denna integritetspolicy gäller personuppgifter som Howspace behandlar i egenskap av personuppgiftsansvarig vid utförandet av Howspaces tjänster.
Denna integritetspolicy omfattar endast sådan behandling av uppgifter som Howspace utför när och i den mån Howspace är personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde för personuppgifterna enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Integritetspolicyn behandlar inte tredje parters integritetsrutiner, och vi ansvarar inte för dem. Observera att personuppgifter som förs in i Howspaces tjänst i samband med kundens användning av tjänsten samlas in av kunden och att Howspace inte har någon kontroll över uppgifterna. Howspace behandlar därför sådana personuppgifter för kundens räkning i egenskap av personuppgiftsbiträde. I detta fall ska den berörda kunden anses vara personuppgiftsansvarig för nämnda personuppgifter, och denna behandling omfattas av kundens integritetspolicy.
1. HOWSPACES KONTAKTUPPGIFTER
Namn: Howspace Oy
FO-nummer i det finska handelsregistret: 2153753-6
Postadress: Salomonkatu 17 A 43, 00100 Helsinki, Finland
E-postadress: privacy@howspace.com
Webbplats: www.howspace.com
2. PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS OCH UPPGIFTSKÄLLOR
Howspace samlar in två typer av information från sina kunders anställda och andra användare av Howspaces tjänster och webbplats (”Användare”): (i) Användardata och (ii) Tekniska data. Även om vi normalt inte använder Tekniska data för att identifiera enskilda personer kan enskilda personer ibland identifieras utifrån dem. I sådana situationer kan Tekniska data också anses utgöra personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning.
Howspace kan exempelvis samla in och behandla följande Användardata från Användare: (i) för- och efternamn, (ii) adressuppgifter, (iii) telefonnummer, (iv) e-postadress, (v) ljud- och videoinspelningar av onlinemöten, mötestranskript samt AI-genererade sammanfattningar och åtgärdspunkter, (vi) andra personuppgifter som Användarna själva lämnar, (vii) information som Användare lämnar när de betygsätter eller ger återkoppling på våra tjänster, (viii) andra uppgifter om Användare som Howspaces kund för in i tjänsten, (ix) marknadsföringspreferenser och register över samtycken samt (x) kontaktuppgifter som Användare lämnar när de skickar en förfrågan eller ett beställningsformulär via Howspace Marketplace.
Howspace samlar in och behandlar Användardata enbart i samband med användningen av Howspaces tjänst och webbplats.
För tillhandahållandet av sin tjänst använder Howspace följande underbiträden i den mening som avses i GDPR.
Cookies
Howspace har ett separat avsnitt om cookies på sin webbplats. Klicka här för att läsa mer om vår cookiepolicy.
3. ÄNDAMÅL MED OCH RÄTTSLIGA GRUNDER FÖR BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER
Ändamål
Howspace behandlar personuppgifter för flera ändamål:
För att tillhandahålla våra tjänster och fullgöra avtalsenliga förpliktelser
Howspace behandlar i första hand personuppgifter för att kunna leverera tjänster till sina kunder och Användare samt för att driva, upprätthålla och utveckla Howspaces verksamhet. Howspace använder personuppgifter för att fullgöra sina avtalsenliga förpliktelser. Howspace använder uppgifterna exempelvis för att erbjuda tjänstens grundläggande funktioner och för att förse kunder med analyser och rapporter. Om Användare kontaktar vår kundtjänst använder vi de lämnade uppgifterna för att besvara frågor eller hantera klagomål. Detta omfattar användning av produktivitetsverktyg för att spela in och transkribera samtal med potentiella kunder och kunder, i syfte att säkerställa korrekt dokumentation, ta fram mötessammanfattningar och identifiera åtgärdspunkter.
För kundkommunikation
Howspace kan behandla personuppgifter för att kontakta kunder och Användare angående våra tjänster och för att informera kunder och Användare om ändringar i våra tjänster och produkter. Uppgifterna kan även användas för forskning och analys i syfte att förbättra våra tjänster och webbplatser.
För direktmarknadsföring och förfrågningar om återkoppling
Howspace kan behandla personuppgifter, såsom ert namn och er e-postadress, för att skicka nyhetsbrev, marknadsföringsmaterial och information om nya funktioner eller produkter till er. Vi kan även på eget initiativ kontakta er för att be om återkoppling, omdömen eller deltagande i kundnöjdhetsundersökningar som hjälper oss att förbättra våra tjänster och användarupplevelsen.
För kvalitetsförbättring och trendanalys
Howspace kan behandla information om användningen av tjänsterna för att förbättra kvaliteten på våra tjänster, t.ex. genom att analysera eventuella trender i användningen av våra tjänster. När det är möjligt gör vi detta med enbart aggregerade uppgifter som inte kan kopplas till enskilda personer.
För att hantera förfrågningar via Marketplace
Howspace kan behandla era kontaktuppgifter för att hantera förfrågningar och önskemål som görs via Howspace Marketplace. Genom att skicka en förfrågan om ett Erbjudande samtycker ni till att vi använder dessa uppgifter för att hantera er förfrågan.
Rättsliga grunder för behandlingen
Howspace behandlar personuppgifter för att fullgöra våra avtalsenliga förpliktelser gentemot våra kunder och för att fullgöra rättsliga förpliktelser. När tillämplig dataskyddslagstiftning så kräver grundar vi utskick av direktmarknadsföring på ert uttryckliga samtycke. I andra fall, exempelvis när vi kommunicerar med befintliga kunder om liknande tjänster eller ber om återkoppling för att förbättra vårt utbud, behandlar vi personuppgifter på grundval av vårt berättigade intresse av att marknadsföra och utveckla vår verksamhet. Som anges i avsnitt 7 har ni alltid rätt att förbjuda oss att använda era personuppgifter för direktmarknadsföring.
4. ÖVERFÖRING TILL LÄNDER UTANFÖR EUROPA
Vi gör vårt yttersta för att säkerställa att personuppgifter stannar inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Det finns dock situationer, till exempel när vi anlitar tredjepartsleverantörer för att tillhandahålla våra tjänster och bidra till att vår verksamhet bedrivs effektivt, då vi kan komma att överföra personuppgifter till länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. I sådana fall säkerställer vi ett adekvat skydd vid överföringen av personuppgifter genom en rad avtal med våra tjänsteleverantörer som bygger på EU-kommissionens standardavtalsklausuler, eller genom andra lämpliga och tillgängliga skyddsåtgärder, såsom EU-US Data Privacy Framework.
5. MOTTAGARE
Vi delar endast personuppgifter inom Howspaces organisation om och i den mån det är rimligen nödvändigt för att utföra och utveckla våra tjänster. Vi delar inte personuppgifter med tredje parter utanför Howspaces organisation, om inte någon av följande omständigheter föreligger:
Det är nödvändigt för ändamålen med denna integritetspolicy
I den mån tredje parter behöver tillgång till personuppgifter för att utföra tjänsterna har Howspace vidtagit lämpliga avtalsmässiga och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att personuppgifterna behandlas uteslutande för de ändamål som anges i denna integritetspolicy och i enlighet med alla tillämpliga lagar och förordningar.
Av rättsliga skäl
Vi kan dela personuppgifter med tredje parter utanför Howspaces organisation om vi i god tro anser att åtkomst till och användning av personuppgifterna är rimligen nödvändig för att: (i) uppfylla tillämplig lag, förordning och/eller domstolsbeslut, (ii) upptäcka, förhindra eller på annat sätt hantera bedrägerier, säkerhetsproblem eller tekniska problem och/eller (iii) skydda Howspaces, våra användares eller allmänhetens intressen, egendom eller säkerhet i enlighet med lag. När det är möjligt informerar vi Användare om sådan överföring och behandling.
Av andra berättigade skäl
Om Howspace är involverat i en fusion, ett förvärv eller en försäljning av tillgångar kan vi överföra personuppgifter till den berörda tredje parten. Vi kommer dock även fortsättningsvis att säkerställa konfidentialiteten för alla personuppgifter. Vi underrättar alla berörda kunder och Användare så snart det är rimligen möjligt när personuppgifterna överförs eller blir föremål för en annan integritetspolicy.
Med uttryckligt samtycke
Vi kan dela personuppgifter med tredje parter utanför Howspaces organisation av andra skäl än de som nämns ovan, när vi har den registrerades uttryckliga samtycke till detta. Detta omfattar att kontaktuppgifter som lämnats i förfrågningsformulär på Marketplace delas med externa tredjepartspartner, uteslutande i syfte att möjliggöra ett efterfrågat Tredjepartserbjudande. Den registrerade har rätt att när som helst återkalla detta samtycke.
6. LAGRINGSTID
Howspace lagrar inte personuppgifter längre än vad som är lagligen tillåtet och nödvändigt för att tillhandahålla tjänsterna. Lagringstiden beror på uppgifternas art och ändamålen med behandlingen. Den längsta lagringstiden kan därför variera beroende på användning. I regel raderar Howspace alla Användares personuppgifter inom rimlig tid efter att den aktuella kundrelationen har upphört eller när Användaren inte längre använder de tjänster som Howspace tillhandahåller.
Lagring av uppgifter för marknadsföring och återkoppling
För personuppgifter som behandlas för direktmarknadsföring och återkoppling sparar vi era kontaktuppgifter så länge vi har ett berättigat intresse av att kontakta er eller tills ni återkallar ert samtycke (avregistrering). Om ni väljer att avregistrera er eller invänder mot direktmarknadsföring kommer vi inte längre att använda era uppgifter för dessa ändamål. Vi sparar dock den minsta mängd information som är nödvändig, såsom er e-postadress, på en begränsad ”spärrlista” för att säkerställa att er begäran om avregistrering respekteras även i framtiden och att ni inte får oönskade utskick.
7. DE REGISTRERADES RÄTTIGHETER
Rätt till tillgång
Howspace ger de registrerade tillgång till de personuppgifter som Howspace behandlar. Detta innebär att den registrerade kan kontakta oss, varpå vi informerar den registrerade om vilka personuppgifter om den registrerade som vi har samlat in sedan den 1 januari 2022 och behandlat, samt om de ändamål för vilka uppgifterna används. Vår rutin och vårt formulär för begäran om tillgång (Subject Access Request) finns via denna länk.
Rätt till rättelse
De registrerade har rätt att få felaktiga/oprecisa, ofullständiga, inaktuella eller onödiga personuppgifter som vi har lagrat om dem rättade eller kompletterade.
Rätt till radering
De registrerade kan begära att vi raderar deras personuppgifter från våra system. Vi tillmötesgår sådana begäranden, om vi inte har berättigade skäl att inte radera uppgifterna. Efter att uppgifterna har raderats kan vi eventuellt inte omedelbart radera alla kvarvarande kopior från våra aktiva servrar och säkerhetskopieringssystem. Sådana kopior ska raderas så snart det är rimligen möjligt.
Rätt till begränsning
De registrerade ska ha rätt att av oss kräva begränsning av behandlingen om något av följande gäller:
1. Den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet.
2. Behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och begär i stället en begränsning av deras användning;
3. Vi behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen, men den registrerade behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk;
4. Den registrerade har invänt mot behandlingen i väntan på kontroll av huruvida de berättigade skälen väger tyngre än den registrerades invändning.
Anmälningsskyldighet avseende rättelse eller radering av personuppgifter eller begränsning av behandling
Vi ska underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut om eventuell rättelse eller radering av personuppgifter eller begränsning av behandling, om inte detta visar sig vara omöjligt eller medför en oproportionell ansträngning.
Rätt att göra invändningar
De registrerade kan invända mot användningen av personuppgifter om uppgifterna behandlas för andra ändamål än sådana som är nödvändiga för utförandet av våra tjänster eller för att fullgöra en rättslig förpliktelse. De registrerade kan också invända mot all fortsatt behandling av personuppgifter efter tidigare lämnat samtycke. Om en registrerad invänder mot fortsatt behandling av personuppgifter kan detta leda till färre möjligheter att använda våra tjänster.
De registrerade har rätt att när som helst förbjuda oss att använda deras personuppgifter för direktmarknadsföring, marknadsundersökningar och profilering. Ni kan utöva denna rätt genom att klicka på avregistreringslänken (”unsubscribe”) längst ned i våra marknadsföringsmejl eller genom att kontakta oss på de adresser som anges ovan.
Rätt till dataportabilitet
De registrerade har rätt att från oss få ut personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt format.
Automatiserat individuellt beslutsfattande, inbegripet profilering
Den registrerade ska ha rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inbegripet profilering, vilket har rättsliga följder för den registrerade eller på liknande sätt i betydande grad påverkar den registrerade, om inte beslutet
• är nödvändigt för ingående eller fullgörande av ett avtal;
• tillåts enligt unionsrätten eller en medlemsstats nationella rätt som vi omfattas av och som fastställer lämpliga åtgärder till skydd för den registrerades rättigheter, friheter och berättigade intressen; eller
• grundar sig på den registrerades uttryckliga samtycke.
Hur rättigheterna utövas
Dessa rättigheter kan utövas genom att skicka ett brev eller e-postmeddelande till oss på de adresser som anges ovan, med följande uppgifter: namn och telefonnummer. Vi kan begära ytterligare uppgifter som behövs för att bekräfta den registrerades identitet. Vi kan avslå begäranden som är orimligt upprepade, överdrivna eller uppenbart ogrundade. Observera att Howspace för vissa personuppgifter kan agera som personuppgiftsbiträde och att begäranden och förfrågningar därför kan riktas till den personuppgiftsansvarige. Om den registrerade anser att vår behandling av personuppgifter strider mot tillämplig dataskyddslagstiftning kan ett klagomål lämnas in till den lokala tillsynsmyndigheten för dataskydd. Observera att avregistrering från marknadsföringsmejl inte kräver denna formella process; ni kan helt enkelt använda den automatiska avregistreringslänken (”unsubscribe”) i våra marknadsföringsutskick.
8. INFORMATIONSSÄKERHET
Vi vidtar alla rimliga och lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda Howspace och våra kunder mot obehörig åtkomst till, eller obehörig ändring, obehörigt röjande eller obehörig förstöring av, personuppgifter som vi innehar. Åtgärderna omfattar, där så är lämpligt, kryptering, brandväggar, säkra lokaler och system för behörighetsstyrning. Om det trots säkerhetsåtgärderna skulle inträffa ett säkerhetsintrång som sannolikt får negativa konsekvenser för integriteten kommer vi att informera berörda Användare, registrerade och kunder om intrånget så snart det är rimligen möjligt.
9. AI OCH AUTOMATISERING
Howspace använder AI-baserade verktyg som hjälper vårt team att transkribera, sammanfatta och fånga upp åtgärdspunkter från möten.
När ni interagerar med våra AI-stödda mötesverktyg informeras ni om detta genom en synlig deltagare som för anteckningar (”notetaker”) och/eller genom ett muntligt meddelande.
AI-genererade sammanfattningar används som stöd för våra medarbetare men granskas av människor. Vi använder inte AI för automatiserat beslutsfattande som har rättsliga följder eller på liknande sätt betydande följder för enskilda personer.
Vi förbjuder genom avtal våra AI-underbiträden att använda era personuppgifter eller mötesinspelningar för att träna någon AI-modell. Uppgifterna behandlas enbart för att tillhandahålla transkriberings- och sammanfattningstjänsten till Howspace.
AI-funktioner i själva Howspace-plattformen (såsom sammanfattning, promptning, tankekartor och generering av transkript) regleras av avsnitt 5 i vår Trust & Security Annex och beskrivs i vårt Trust Center. Kundinnehåll som behandlas via dessa funktioner används inte för att träna AI-modeller, och det underliggande AI-underbiträdet är genom avtal förbjudet att göra det.
10. TILLÄMPLIGHET OCH ÄNDRINGAR
Denna integritetspolicy gäller alla personuppgifter som Howspace är personuppgiftsansvarig för. Denna integritetspolicy publiceras på engelska. Vår integritetspolicy kan komma att ändras från tid till annan. Den aktuella versionen finns på denna webbplats (www.howspace.com/privacy-policy). Vi kommer inte att göra väsentliga ändringar i denna integritetspolicy eller inskränka de registrerades rättigheter enligt denna integritetspolicy utan att meddela detta.