Yleistä
Howspace Oy (Y-tunnus: 2153753-6) (”Howspace”, ”me”) voi kerätä ja käsitellä Howspacen verkkosivuston ja palvelun käyttäjien henkilötietoja palvelujaan tarjotessaan. Howspace käsittelee keräämiään henkilötietoja huolellisesti ja kaikkien sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti, joita ovat muun muassa asetus (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus), joka tunnetaan paremmin lyhenteellä GDPR ja josta käytetään jäljempänä nimitystä GDPR.
Tietosuojaselosteessamme kerromme, mitä tietoja käsittelemme, miten käsittelemme niitä ja miten rekisteröidyt voivat käyttää oikeuksiaan (esim. vastustamisoikeus, oikeus saada pääsy tietoihin).
Tämä tietosuojaseloste on henkilötietolain 10 ja 24 §:n mukainen rekisteriseloste.
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää, jos se on tarpeen tietojenkäsittelykäytäntöjen muutosten vuoksi tai muusta syystä. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan henkilötietoihin, joita Howspace käsittelee rekisterinpitäjänä Howspacen palveluja toteuttaessaan.
Tämä tietosuojaseloste kattaa ainoastaan Howspacen suorittaman tietojenkäsittelyn silloin, kun ja siltä osin kuin Howspace on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaan henkilötietojen rekisterinpitäjä tai käsittelijä. Tietosuojaseloste ei koske kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöjä, emmekä vastaa niistä. Huomaa, että henkilötiedot, jotka syötetään Howspacen palveluun asiakkaan käyttäessä palvelua, kerää asiakas, eikä Howspacella ole määräysvaltaa näihin tietoihin, minkä vuoksi Howspace käsittelee tällaisia henkilötietoja asiakkaan lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Tällöin kyseistä asiakasta pidetään näiden henkilötietojen rekisterinpitäjänä, ja näihin käsittelytoimiin sovelletaan asiakkaan tietosuojaselostetta.
1 – HOWSPACEN YHTEYSTIEDOT
Nimi: Howspace Oy
Y-tunnus (kaupparekisteri): 2153753-6
Postiosoite: Salomonkatu 17 A 43, 00100 Helsinki, Finland
Sähköpostiosoite: privacy@howspace.com
Verkkosivusto: www.howspace.com
2 – KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT JA TIETOLÄHTEET
Howspace kerää kahdenlaisia tietoja asiakkaidensa työntekijöiltä sekä muilta Howspacen palvelujen ja verkkosivuston käyttäjiltä (”Käyttäjät”): (i) Käyttäjätietoja ja (ii) Teknisiä tietoja. Vaikka emme yleensä käytä Teknisiä tietoja yksittäisten henkilöiden tunnistamiseen, henkilöt voivat joskus olla tunnistettavissa niiden perusteella. Tällaisissa tilanteissa Teknisiä tietoja voidaan pitää sovellettavan lainsäädännön mukaan myös henkilötietoina.
Howspace voi kerätä ja käsitellä Käyttäjiltä esimerkiksi seuraavia Käyttäjätietoja: (i) etu- ja sukunimi, (ii) osoitetiedot, (iii) puhelinnumero, (iv) sähköpostiosoite, (v) verkkokokousten ääni- ja videotallenteet, kokousten litteroinnit sekä tekoälyn tuottamat yhteenvedot ja toimenpidekohdat, (vi) muut Käyttäjien itse antamat henkilötiedot, (vii) tiedot, joita Käyttäjät antavat arvioidessaan palvelujamme tai antaessaan palautetta palveluistamme, (viii) muut Käyttäjiä koskevat tiedot, joita Howspacen asiakas syöttää palveluun, (ix) markkinointia koskevat valinnat ja suostumustiedot sekä (x) yhteystiedot, jotka Käyttäjät antavat lähettäessään tiedustelu- tai tilauslomakkeen Howspace Marketplacen kautta.
Howspace kerää ja käsittelee Käyttäjätietoja ainoastaan Howspacen palvelun ja verkkosivuston käytön yhteydessä.
Howspace käyttää palvelujensa tuottamisessa seuraavia GDPR:n tarkoittamia alikäsittelijöitä.
Evästeet
Howspacen verkkosivustolla on erillinen evästeosio. Napsauta tästä ja lue lisää evästekäytännöstämme.
3 – HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTEET
Tarkoitukset
Howspace käsittelee henkilötietoja useisiin tarkoituksiin:
Palvelujemme tarjoaminen ja sopimusvelvoitteiden täyttäminen
Howspace käsittelee henkilötietoja ensisijaisesti voidakseen toimittaa palveluja asiakkailleen ja Käyttäjille sekä harjoittaakseen, ylläpitääkseen ja kehittääkseen Howspacen liiketoimintaa. Howspace käyttää henkilötietoja sopimusvelvoitteidensa täyttämiseen. Howspace käyttää tietoja esimerkiksi palvelun keskeisten toimintojen tarjoamiseen sekä analyysien ja raporttien toimittamiseen asiakkaille. Jos Käyttäjät ottavat yhteyttä asiakaspalveluumme, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseen tai valitusten ratkaisemiseen. Tähän sisältyy tuottavuustyökalujen käyttö potentiaalisten asiakkaiden ja asiakkaiden kanssa käytävien puheluiden tallentamiseen ja litterointiin, jotta tiedot kirjataan tarkasti, kokouksista saadaan yhteenvedot ja toimenpidekohdat tunnistetaan.
Asiakasviestintä
Howspace voi käsitellä henkilötietoja ottaakseen yhteyttä asiakkaisiin ja Käyttäjiin palveluihimme liittyvissä asioissa sekä tiedottaakseen asiakkaille ja Käyttäjille palvelujemme ja tuotteidemme muutoksista. Tietoja voidaan käyttää myös tutkimukseen ja analyysiin palvelujemme ja verkkosivustojemme parantamiseksi.
Suoramarkkinointi ja palautepyynnöt
Howspace voi käsitellä henkilötietoja, kuten nimeäsi ja sähköpostiosoitettasi, lähettääkseen sinulle uutiskirjeitä, markkinointimateriaaleja ja tietoa uusista ominaisuuksista tai tuotteista. Voimme myös oma-aloitteisesti ottaa sinuun yhteyttä ja pyytää palautetta, arvioita tai osallistumista asiakastyytyväisyyskyselyihin, jotta voimme parantaa palvelujamme ja käyttökokemusta.
Laadun parantaminen ja trendianalyysi
Howspace voi käsitellä palvelujen käyttöä koskevia tietoja parantaakseen palvelujensa laatua esimerkiksi analysoimalla palvelujemme käytön trendejä. Mahdollisuuksien mukaan teemme tämän käyttämällä ainoastaan koostettuja tietoja, joista yksittäisiä henkilöitä ei voi tunnistaa.
Marketplace-pyyntöjen hoitaminen
Howspace voi käsitellä yhteystietojasi käsitelläkseen Howspace Marketplacen kautta tehtyjä tiedusteluja ja pyyntöjä. Lähettämällä Tarjoomaa koskevan tiedustelun annat suostumuksesi siihen, että käytämme näitä tietoja pyyntösi hoitamiseen.
Käsittelyn oikeusperusteet
Howspace käsittelee henkilötietoja täyttääkseen asiakkaitaan kohtaan olevat sopimusvelvoitteensa ja noudattaakseen lakisääteisiä velvoitteitaan. Kun sovellettava tietosuojalainsäädäntö sitä edellyttää, suoramarkkinointiviestien lähettäminen perustuu nimenomaiseen suostumukseesi. Muissa tilanteissa, kuten viestiessämme nykyisille asiakkaille vastaavista palveluista tai pyytäessämme palautetta tarjontamme parantamiseksi, käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella, joka on liiketoimintamme markkinointi ja kasvattaminen. Kuten kohdassa 7 todetaan, sinulla on aina oikeus kieltää meitä käyttämästä henkilötietojasi suoramarkkinointiin.
4 – SIIRROT EUROOPAN ULKOPUOLISIIN MAIHIN
Pyrimme parhaamme mukaan varmistamaan, että henkilötiedot pysyvät Euroopan talousalueella. On kuitenkin tilanteita, joissa saatamme siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin, esimerkiksi kun käytämme kolmansien osapuolten palveluntarjoajia palvelujemme tuottamiseen ja liiketoimintamme tehokkaaseen hoitamiseen. Tällöin varmistamme henkilötietojen siirtojen riittävän suojan palveluntarjoajiemme kanssa tehtävillä sopimuksilla, jotka perustuvat EU:n komission vakiosopimuslausekkeisiin, tai muilla asianmukaisilla ja käytettävissä olevilla suojatoimilla, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen välisellä tietosuojakehyksellä (EU-US Data Privacy Framework).
5 – VASTAANOTTAJAT
Jaamme henkilötietoja Howspacen organisaation sisällä vain silloin ja siltä osin kuin se on kohtuudella tarpeen palvelujemme tuottamiseksi ja kehittämiseksi. Emme jaa henkilötietoja Howspacen organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei jokin seuraavista tilanteista ole kyseessä:
Se on tarpeen tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin
Siltä osin kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn henkilötietoihin palvelujen suorittamiseksi, Howspace on toteuttanut asianmukaiset sopimukselliset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen, että henkilötietoja käsitellään yksinomaan tässä tietosuojaselosteessa määriteltyihin tarkoituksiin ja kaikkien sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti.
Oikeudelliset syyt
Voimme jakaa henkilötietoja Howspacen organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, jos uskomme vilpittömässä mielessä, että pääsy henkilötietoihin ja niiden käyttö on kohtuudella tarpeen, jotta voimme (i) noudattaa sovellettavaa lakia, määräystä ja/tai tuomioistuimen määräystä, (ii) havaita tai estää petoksia, tietoturvaongelmia tai teknisiä ongelmia tai muutoin puuttua niihin ja/tai (iii) suojata Howspacen, käyttäjiemme tai yleisön etuja, omaisuutta tai turvallisuutta lain mukaisesti. Mahdollisuuksien mukaan ilmoitamme Käyttäjille tällaisesta siirrosta ja käsittelystä.
Muut oikeutetut syyt
Jos Howspace on osallisena sulautumisessa, yritysostossa tai omaisuuden myynnissä, voimme siirtää henkilötietoja kyseiselle kolmannelle osapuolelle. Huolehdimme kuitenkin edelleen kaikkien henkilötietojen luottamuksellisuudesta. Ilmoitamme kaikille asianomaisille asiakkaille ja Käyttäjille niin pian kuin se on kohtuudella mahdollista, kun henkilötietoja siirretään tai niihin aletaan soveltaa toista tietosuojaselostetta.
Nimenomaisella suostumuksella
Voimme jakaa henkilötietoja Howspacen organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille myös muista kuin edellä mainituista syistä, kun meillä on siihen rekisteröidyn nimenomainen suostumus. Tähän sisältyy Marketplacen tiedustelulomakkeilla annettujen yhteystietojen jakaminen ulkopuolisille Kolmannen osapuolen kumppaneille yksinomaan pyydetyn Kolmannen osapuolen tarjooman toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tämä suostumus milloin tahansa.
6 – SÄILYTYSAIKA
Howspace ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin laki sallii ja kuin on tarpeen palvelujen tarjoamiseksi. Säilytysaika riippuu tietojen luonteesta ja käsittelyn tarkoituksista. Enimmäisaika voi siksi vaihdella käyttötarkoituksen mukaan. Yleensä Howspace poistaa kaikki Käyttäjien henkilötiedot kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun kyseinen asiakassuhde päättyy tai kun Käyttäjä ei enää käytä Howspacen tarjoamia palveluja.
Markkinointi- ja palautetietojen säilyttäminen
Suoramarkkinointia ja palautetta varten käsiteltyjen henkilötietojen osalta säilytämme yhteystietojasi niin kauan kuin meillä on oikeutettu etu ottaa sinuun yhteyttä tai kunnes peruutat suostumuksesi (opt-out). Jos perut tilauksen tai vastustat suoramarkkinointia, emme enää käytä tietojasi näihin tarkoituksiin. Säilytämme kuitenkin tarpeellisen vähimmäismäärän tietoja, kuten sähköpostiosoitteesi, rajatulla ”estolistalla” (suppression list), jotta kieltäytymistäsi noudatetaan jatkossakin etkä saa ei-toivottuja viestejä.
7 – REKISTERÖITYJEN OIKEUDET
Oikeus saada pääsy tietoihin
Howspace antaa rekisteröidyille pääsyn Howspacen käsittelemiin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa, että rekisteröity voi ottaa meihin yhteyttä, ja kerromme hänelle, mitä häntä koskevia henkilötietoja olemme keränneet 1.1.2022 alkaen ja käsitelleet sekä mihin tarkoituksiin tietoja käytetään. Rekisteröidyn tarkastuspyyntöä koskevan menettelymme ja lomakkeen löydät tästä linkistä.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyillä on oikeus saada heistä tallentamamme virheelliset tai epätarkat, puutteelliset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot oikaistuiksi tai täydennetyiksi.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyt voivat vaatia meitä poistamaan heidän henkilötietonsa järjestelmistämme. Noudatamme tällaisia pyyntöjä, ellei meillä ole oikeutettua perustetta jättää tietoja poistamatta. Tietojen poistamisen jälkeen emme välttämättä pysty heti poistamaan kaikkia jäljelle jääneitä kopioita aktiivisilta palvelimiltamme ja varmuuskopiojärjestelmistämme. Tällaiset kopiot poistetaan niin pian kuin se on kohtuudella mahdollista.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyillä on oikeus vaatia meitä rajoittamaan käsittelyä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
1. Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden.
2. Käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja pyytää sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
3. Emme enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
4. Rekisteröity on vastustanut käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen.
Henkilötietojen oikaisua tai poistoa taikka käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
Ilmoitamme henkilötietojen oikaisuista tai poistoista taikka käsittelyn rajoituksista kullekin vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa.
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyt voivat vastustaa henkilötietojen käyttöä, jos tietoja käsitellään muihin kuin palvelujemme tuottamisen tai lakisääteisen velvoitteen noudattamisen kannalta välttämättömiin tarkoituksiin. Rekisteröidyt voivat myös vastustaa henkilötietojen jatkokäsittelyä aiemmin annetun suostumuksen jälkeen. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen jatkokäsittelyä, tämä voi kaventaa mahdollisuuksia käyttää palvelujamme.
Rekisteröidyillä on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä heidän henkilötietojaan suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen ja profilointiin. Voit käyttää tätä oikeutta napsauttamalla markkinointisähköpostiemme alareunassa olevaa tilauksen peruutuslinkkiä (”unsubscribe”) tai ottamalla meihin yhteyttä edellä mainittuihin osoitteisiin.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyillä on oikeus saada henkilötiedot meiltä jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä muodossa.
Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi, paitsi jos
– tämä on välttämätöntä sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten;
– tämä on hyväksytty unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä, jota meihin sovelletaan ja jossa vahvistetaan myös asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi; tai
– päätös perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen.
Oikeuksien käyttäminen
Näitä oikeuksia voi käyttää lähettämällä meille kirjeen tai sähköpostia edellä mainittuihin osoitteisiin ja ilmoittamalla seuraavat tiedot: nimi ja puhelinnumero. Voimme pyytää lisätietoja, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi. Voimme hylätä pyynnöt, jotka ovat kohtuuttoman toistuvia, liiallisia tai ilmeisen perusteettomia. Huomaa, että joidenkin henkilötietojen osalta Howspace voi toimia henkilötietojen käsittelijänä, jolloin pyynnöt ja tiedustelut on ehkä osoitettava rekisterinpitäjälle. Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelytoimintamme ei ole sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista, hän voi tehdä valituksen paikalliselle tietosuojavalvontaviranomaiselle. Huomaa, että suoramarkkinointisähköposteista kieltäytyminen ei edellytä tätä muodollista menettelyä, vaan voit yksinkertaisesti käyttää markkinointiviesteissämme olevaa automaattista tilauksen peruutuslinkkiä (”unsubscribe”).
8 – TIETOTURVA
Toteutamme kaikki kohtuulliset ja asianmukaiset turvatoimet suojataksemme Howspacea ja asiakkaitamme hallussamme olevien henkilötietojen luvattomalta käytöltä tai luvattomalta muuttamiselta, luovuttamiselta tai tuhoamiselta. Toimenpiteisiin kuuluvat tarvittaessa salaus, palomuurit, suojatut tilat ja käyttöoikeusjärjestelmät. Jos turvatoimista huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla todennäköisesti on kielteisiä vaikutuksia yksityisyyteen, ilmoitamme loukkauksesta asianomaisille Käyttäjille, rekisteröidyille ja asiakkaille niin pian kuin se on kohtuudella mahdollista.
9 – TEKOÄLY JA AUTOMAATIO
Howspace käyttää tekoälypohjaisia työkaluja, jotka auttavat tiimiämme litteroimaan kokouksia, laatimaan niistä yhteenvetoja ja kirjaamaan toimenpidekohtia.
Kun olet tekemisissä tekoälyavusteisten kokoustyökalujemme kanssa, sinulle ilmoitetaan siitä näkyvän ”notetaker”-osallistujan ja/tai suullisen ilmoituksen avulla.
Tekoälyn tuottamia yhteenvetoja käytetään työntekijöidemme tukena, mutta ihminen tarkistaa ne. Emme käytä tekoälyä automatisoituun päätöksentekoon, jolla on henkilöihin kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
Kiellämme sopimuksin tekoälyalikäsittelijöitämme käyttämästä henkilötietojasi tai kokoustallenteita minkään tekoälymallin kouluttamiseen. Tietoja käsitellään ainoastaan litterointi- ja yhteenvetopalvelun tuottamiseksi Howspacelle.
Howspace-alustan omiin tekoälyominaisuuksiin (kuten yhteenvetojen laatimiseen, kehotteisiin, miellekarttoihin ja litterointien luomiseen) sovelletaan Trust & Security Annex -liitteemme kohtaa 5, ja ne on kuvattu Trust Centerissämme. Näiden ominaisuuksien kautta käsiteltävää asiakassisältöä ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen, ja taustalla olevaa tekoälyalikäsittelijää on sopimuksin kielletty tekemästä niin.
10 – SOVELTAMINEN JA MUUTOKSET
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilötietoihin, joiden rekisterinpitäjänä Howspace toimii. Tämä tietosuojaseloste on julkaistu englanniksi. Tietosuojaselosteemme voi muuttua ajoittain. Voimassa oleva versio on saatavilla tällä verkkosivustolla (www.howspace.com/privacy-policy). Emme tee tähän tietosuojaselosteeseen olennaisia muutoksia emmekä kavenna rekisteröityjen tämän tietosuojaselosteen mukaisia oikeuksia ilmoittamatta siitä.