Algemeen
Howspace Oy (bedrijfsidentificatienummer: 2153753-6) (“Howspace”, “wij”) kan bij het leveren van haar diensten persoonsgegevens verzamelen en verwerken van gebruikers van de website en de dienst van Howspace. Howspace verwerkt de verzamelde persoonsgegevens met de nodige zorgvuldigheid en in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot Verordening (EU) 2016/679 (algemene verordening gegevensbescherming), beter bekend als en hierna te noemen de AVG.
Onze Privacyverklaring legt uit welke gegevens we verwerken, hoe we dat doen en hoe betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen (bijvoorbeeld het recht van bezwaar en het recht van inzage).
Deze Privacyverklaring vormt een beschrijving van het register zoals bedoeld in de Finse Wet persoonsgegevens (artikelen 10 en 24).
Deze Privacyverklaring kan worden bijgewerkt als dat nodig is om wijzigingen in de praktijken voor gegevensverwerking weer te geven, of om andere redenen. Deze Privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die Howspace als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt bij de uitvoering van de diensten van Howspace.
Deze Privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op gegevensverwerking door Howspace wanneer en voor zover Howspace op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker van de persoonsgegevens is. De Privacyverklaring gaat niet in op de privacypraktijken van derden, en wij zijn daarvoor niet verantwoordelijk. Let op: persoonsgegevens die in verband met het gebruik van de dienst door de klant in de dienst van Howspace worden ingevoerd, worden verzameld door de klant. Howspace heeft geen zeggenschap over die gegevens en verwerkt dergelijke persoonsgegevens daarom als verwerker namens de klant. In dat geval wordt de betreffende klant beschouwd als verwerkingsverantwoordelijke voor die persoonsgegevens en zijn deze verwerkingsactiviteiten onderworpen aan de privacyverklaring van de klant.
1. CONTACTGEGEVENS VAN HOWSPACE
Naam: Howspace Oy
Bedrijfsidentificatienummer in het Finse handelsregister: 2153753-6
Correspondentieadres: Salomonkatu 17 A 43, 00100 Helsinki, Finland
E-mailadres: privacy@howspace.com
Website: www.howspace.com
2. VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS EN BRONNEN VAN DE GEGEVENS
Howspace verzamelt twee soorten informatie van de medewerkers van haar klanten en van andere gebruikers van de diensten en de website van Howspace (“Gebruikers”): (i) Gebruikersgegevens; en (ii) Technische Gegevens. Hoewel we Technische Gegevens normaal gesproken niet gebruiken om personen te identificeren, kunnen personen er soms wel aan worden herkend. In dergelijke situaties kunnen Technische Gegevens op grond van de toepasselijke wetgeving ook als persoonsgegevens worden beschouwd.
Howspace kan bijvoorbeeld de volgende Gebruikersgegevens van Gebruikers verzamelen en verwerken: (i) voor- en achternaam; (ii) adresgegevens, (iii) telefoonnummer, (iv) e-mailadres, (v) audio- en video-opnamen van onlinevergaderingen, transcripten van vergaderingen en door AI gegenereerde samenvattingen en actiepunten, (vi) andere persoonsgegevens die Gebruikers zelf verstrekken, (vii) informatie die Gebruikers verstrekken wanneer ze onze diensten beoordelen of feedback geven op onze diensten, (viii) andere gegevens over Gebruikers die de klant van Howspace in de dienst invoert, (ix) marketingvoorkeuren en registraties van toestemming, en (x) contactgegevens die Gebruikers verstrekken wanneer ze via de Howspace Marketplace een aanvraag- of bestelformulier indienen.
Howspace verzamelt en verwerkt Gebruikersgegevens uitsluitend in verband met het gebruik van de dienst en de website van Howspace.
Voor het leveren van haar diensten maakt Howspace gebruik van de volgende subverwerkers in de zin van de AVG.
Cookies
Howspace heeft op haar website een apart onderdeel over cookies. Klik hier voor meer informatie over ons cookiebeleid.
3. DOELEINDEN EN RECHTSGRONDEN VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
Doeleinden
Howspace verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:
Om onze diensten te leveren en contractuele verplichtingen na te komen
Howspace verwerkt persoonsgegevens in de eerste plaats om diensten te kunnen leveren aan haar klanten en Gebruikers en om de bedrijfsactiviteiten van Howspace uit te voeren, in stand te houden en te ontwikkelen. Howspace gebruikt persoonsgegevens om haar contractuele verplichtingen na te komen. Howspace gebruikt de gegevens bijvoorbeeld om essentiële functionaliteiten van de dienst aan te bieden en om klanten analyses en rapportages te leveren. Als Gebruikers contact opnemen met onze klantenservice, gebruiken we de verstrekte informatie om vragen te beantwoorden of klachten op te lossen. Dit omvat het gebruik van productiviteitstools om gesprekken met potentiële en bestaande klanten op te nemen en te transcriberen, om te zorgen voor een nauwkeurige verslaglegging, samenvattingen van vergaderingen te genereren en actiepunten vast te stellen.
Voor communicatie met klanten
Howspace kan persoonsgegevens verwerken om contact op te nemen met klanten en Gebruikers over onze diensten en om klanten en Gebruikers te informeren over wijzigingen in onze diensten en producten. Gegevens kunnen ook worden gebruikt voor onderzoek en analyse om onze diensten en websites te verbeteren.
Voor direct marketing en verzoeken om feedback
Howspace kan persoonsgegevens, zoals je naam en e-mailadres, verwerken om je nieuwsbrieven, promotiemateriaal en informatie over nieuwe functies of producten te sturen. We kunnen ook op eigen initiatief contact met je opnemen om je te vragen om feedback, beoordelingen of deelname aan klanttevredenheidsonderzoeken, zodat we onze diensten en de gebruikerservaring kunnen verbeteren.
Voor kwaliteitsverbetering en trendanalyse
Howspace kan informatie over het gebruik van de diensten verwerken om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren, bijvoorbeeld door trends in het gebruik van onze diensten te analyseren. Waar mogelijk doen we dit uitsluitend met geaggregeerde gegevens die niet tot personen herleidbaar zijn.
Voor het faciliteren van aanvragen via Marketplace
Howspace kan je contactgegevens verwerken om aanvragen en verzoeken te behandelen die via de Howspace Marketplace worden gedaan. Door een aanvraag voor een Oplossing in te dienen, geef je ons toestemming om deze gegevens te gebruiken om je verzoek te faciliteren.
Rechtsgronden voor de verwerking
Howspace verwerkt persoonsgegevens om onze contractuele verplichtingen jegens onze klanten na te komen en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Waar de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming dat vereist, baseren we het versturen van direct-marketingcommunicatie op je uitdrukkelijke toestemming. In andere omstandigheden, zoals bij communicatie met bestaande klanten over soortgelijke diensten of bij verzoeken om feedback om ons aanbod te verbeteren, verwerken we persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons bedrijf in de markt te zetten en te laten groeien. Zoals vermeld in paragraaf 7 behoud je altijd het recht om ons te verbieden je persoonsgegevens te gebruiken voor direct-marketingdoeleinden.
4. DOORGIFTE NAAR LANDEN BUITEN EUROPA
We doen ons uiterste best om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte blijven. Er zijn echter omstandigheden, bijvoorbeeld wanneer we externe dienstverleners inschakelen om onze diensten te leveren en onze bedrijfsvoering efficiënt te laten verlopen, waarin we persoonsgegevens kunnen doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen we voor een passende bescherming bij de doorgifte van persoonsgegevens door middel van een reeks overeenkomsten met onze dienstverleners op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, of door middel van andere passende en beschikbare waarborgen, zoals het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (EU-US Data Privacy Framework).
5. ONTVANGERS
We delen persoonsgegevens binnen de organisatie van Howspace alleen als en voor zover dat redelijkerwijs nodig is om onze diensten te leveren en te ontwikkelen. We delen geen persoonsgegevens met derden buiten de organisatie van Howspace, tenzij een van de volgende omstandigheden van toepassing is:
Het is noodzakelijk voor de doeleinden van deze Privacyverklaring
Voor zover derden toegang tot persoonsgegevens nodig hebben om de diensten uit te voeren, heeft Howspace de passende contractuele en organisatorische maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring zijn vermeld en in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving.
Om juridische redenen
We kunnen persoonsgegevens delen met derden buiten de organisatie van Howspace als we te goeder trouw van mening zijn dat toegang tot en gebruik van de persoonsgegevens redelijkerwijs noodzakelijk is om: (i) te voldoen aan toepasselijke wetgeving, regelgeving en/of een rechterlijk bevel; (ii) fraude, beveiligingsproblemen of technische problemen op te sporen, te voorkomen of anderszins aan te pakken; en/of (iii) de belangen, eigendommen of veiligheid van Howspace, onze gebruikers of het publiek te beschermen in overeenstemming met de wet. Waar mogelijk informeren we Gebruikers over een dergelijke doorgifte en verwerking.
Om andere gerechtvaardigde redenen
Als Howspace betrokken is bij een fusie, overname of verkoop van activa, kunnen we persoonsgegevens doorgeven aan de betrokken derde. We blijven echter de vertrouwelijkheid van alle persoonsgegevens waarborgen. We stellen alle betrokken klanten en Gebruikers zo snel als redelijkerwijs mogelijk op de hoogte wanneer de persoonsgegevens worden doorgegeven of onder een andere privacyverklaring komen te vallen.
Met uitdrukkelijke toestemming
We kunnen persoonsgegevens om andere dan de hiervoor genoemde redenen delen met derden buiten de organisatie van Howspace wanneer we daarvoor de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene hebben. Dit omvat het delen van contactgegevens die in aanvraagformulieren op Marketplace zijn verstrekt met externe Partners, uitsluitend om een aangevraagde Oplossing van Derden te faciliteren. De betrokkene heeft het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken.
6. BEWAARTERMIJN
Howspace bewaart persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor het leveren van de diensten. De bewaartermijn hangt af van de aard van de informatie en de doeleinden van de verwerking. De maximale termijn kan daarom per toepassing verschillen. In het algemeen verwijdert Howspace alle persoonsgegevens van Gebruikers binnen een redelijke termijn nadat de betreffende klantrelatie is beëindigd of wanneer de Gebruiker de door Howspace geleverde diensten niet langer gebruikt.
Bewaring van marketing- en feedbackgegevens
Persoonsgegevens die we verwerken voor direct marketing en feedback, bewaren we zolang we een gerechtvaardigd belang hebben om contact met je op te nemen, of totdat je je toestemming intrekt (opt-out). Als je je afmeldt of bezwaar maakt tegen direct marketing, gebruiken we je gegevens niet langer voor deze doeleinden. We bewaren echter de minimaal noodzakelijke informatie, zoals je e-mailadres, op een afgeschermde “uitsluitingslijst”, zodat je afmelding ook in de toekomst wordt gerespecteerd en je geen ongewenste berichten ontvangt.
7. RECHTEN VAN BETROKKENEN
Recht van inzage
Howspace biedt betrokkenen inzage in de persoonsgegevens die Howspace verwerkt. Dit betekent dat de betrokkene contact met ons kan opnemen, waarna wij de betrokkene informeren over de persoonsgegevens die we sinds 1 januari 2022 over die betrokkene hebben verzameld en verwerkt, en over de doeleinden waarvoor die gegevens worden gebruikt. Onze procedure en ons formulier voor een inzageverzoek vind je via deze link.
Recht op rectificatie
Betrokkenen hebben het recht om onjuiste/onnauwkeurige, onvolledige, verouderde of onnodige persoonsgegevens die wij over de betrokkene hebben opgeslagen, te laten rectificeren of aanvullen.
Recht op gegevenswissing
Betrokkenen kunnen van ons verlangen dat we hun persoonsgegevens uit onze systemen wissen. We voldoen aan dergelijke verzoeken, tenzij we een gerechtvaardigde grond hebben om de gegevens niet te verwijderen. Nadat de gegevens zijn gewist, kunnen we mogelijk niet direct alle resterende kopieën van onze actieve servers en back-upsystemen verwijderen. Dergelijke kopieën worden zo snel als redelijkerwijs mogelijk gewist.
Recht op beperking van de verwerking
Betrokkenen hebben het recht om van ons de beperking van de verwerking te verlangen indien een van de volgende situaties van toepassing is:
1. De juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene.
2. De verwerking is onrechtmatig en de betrokkene verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
3. We hebben de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar de betrokkene heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
4. De betrokkene heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden zwaarder wegen dan het bezwaar van de betrokkene.
Kennisgevingsplicht inzake rectificatie of wissing van persoonsgegevens of verwerkingsbeperking
We stellen iedere ontvanger aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt in kennis van elke rectificatie of wissing van persoonsgegevens of beperking van de verwerking, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.
Recht van bezwaar
Betrokkenen kunnen bezwaar maken tegen het gebruik van persoonsgegevens als die gegevens worden verwerkt voor andere doeleinden dan doeleinden die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Betrokkenen kunnen ook bezwaar maken tegen verdere verwerking van persoonsgegevens nadat ze eerder toestemming hebben gegeven. Als een betrokkene bezwaar maakt tegen de verdere verwerking van persoonsgegevens, kan dit ertoe leiden dat er minder mogelijkheden zijn om onze diensten te gebruiken.
Betrokkenen hebben het recht om ons op elk moment te verbieden hun persoonsgegevens te gebruiken voor direct marketing, marktonderzoek en profilering. Je kunt dit recht uitoefenen door te klikken op de link “afmelden” onderaan onze marketingmails, of door contact met ons op te nemen via de hierboven vermelde adressen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Betrokkenen hebben het recht om persoonsgegevens van ons te ontvangen in een gestructureerde, gangbare vorm.
Geautomatiseerde individuele besluitvorming, met inbegrip van profilering
De betrokkene heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor de betrokkene rechtsgevolgen zijn verbonden of dat de betrokkene anderszins in aanmerkelijke mate treft, tenzij het besluit:
• noodzakelijk is voor de totstandkoming of de uitvoering van een overeenkomst;
• is toegestaan bij een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling die op ons van toepassing is en die ook voorziet in passende maatregelen ter bescherming van de rechten en vrijheden en gerechtvaardigde belangen van de betrokkene; of
• berust op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
Uitoefening van de rechten
Deze rechten kunnen worden uitgeoefend door ons een brief of e-mail te sturen op de hierboven vermelde adressen, met daarin de volgende informatie: naam en telefoonnummer. We kunnen om aanvullende informatie vragen die nodig is om de identiteit van de betrokkene te bevestigen. We kunnen verzoeken weigeren die onredelijk vaak worden herhaald, buitensporig zijn of kennelijk ongegrond zijn. Let op: voor bepaalde persoonsgegevens kan Howspace optreden als verwerker, waardoor verzoeken en vragen mogelijk aan de verwerkingsverantwoordelijke moeten worden gericht. Als de betrokkene van mening is dat onze verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens niet in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, kan een klacht worden ingediend bij de lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Let op: voor het afmelden voor direct-marketingmails is deze formele procedure niet nodig; je kunt eenvoudig de automatische link “afmelden” in onze marketingcommunicatie gebruiken.
8. INFORMATIEBEVEILIGING
We nemen alle redelijke en passende beveiligingsmaatregelen om Howspace en onze klanten te beschermen tegen ongeoorloofde toegang tot, of ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking of vernietiging van, persoonsgegevens die wij in ons bezit hebben. Deze maatregelen omvatten, waar passend, versleuteling, firewalls, beveiligde faciliteiten en systemen voor toegangsrechten. Als zich ondanks de beveiligingsmaatregelen een beveiligingsinbreuk voordoet die waarschijnlijk negatieve gevolgen heeft voor de privacy, informeren we de betreffende Gebruikers, betrokkenen en klanten zo snel als redelijkerwijs mogelijk over de inbreuk.
9. AI & AUTOMATISERING
Howspace gebruikt AI-tools om ons team te ondersteunen bij het transcriberen en samenvatten van vergaderingen en het vastleggen van actiepunten.
Wanneer je gebruikmaakt van onze AI-ondersteunde vergadertools, word je daarvan op de hoogte gesteld via een zichtbare “notetaker”-deelnemer en/of een mondelinge aankondiging.
Door AI gegenereerde samenvattingen worden gebruikt om onze medewerkers te ondersteunen, maar worden door mensen gecontroleerd. We gebruiken AI niet voor geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor personen heeft.
We verbieden onze AI-subverwerkers contractueel om je persoonsgegevens of vergaderopnamen te gebruiken om welk AI-model dan ook te trainen. Gegevens worden uitsluitend verwerkt om de transcriptie- en samenvattingsdienst aan Howspace te leveren.
AI-functies binnen het Howspace-platform zelf (zoals samenvatten, prompten, mindmappen en het genereren van transcripten) vallen onder artikel 5 van onze Trust & Security Annex en worden beschreven in ons Trust Center. Klantcontent die via deze functies wordt verwerkt, wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen, en het is de onderliggende AI-subverwerker contractueel verboden dit te doen.
10. TOEPASSELIJKHEID EN WIJZIGINGEN
Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens waarvoor Howspace verwerkingsverantwoordelijke is. Deze Privacyverklaring is gepubliceerd in het Engels. Onze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De actuele versie is te vinden op deze website (www.howspace.com/privacy-policy). We brengen geen wezenlijke wijzigingen aan in deze Privacyverklaring en beperken de rechten van betrokkenen op grond van deze Privacyverklaring niet zonder daarvan kennis te geven.