Allgemeines
Die Howspace Oy (Unternehmens-ID: 2153753-6) („Howspace“, „wir“) erhebt und verarbeitet im Rahmen der Erbringung ihrer Dienste gegebenenfalls personenbezogene Daten der Nutzenden der Website und des Dienstes von Howspace. Howspace verarbeitet die erhobenen personenbezogenen Daten mit der gebotenen Sorgfalt und im Einklang mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften, insbesondere, aber nicht ausschließlich, der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), im Folgenden „DSGVO“.
In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche Daten wir verarbeiten, wie wir dies tun und wie betroffene Personen ihre Rechte ausüben können (z. B. das Widerspruchsrecht und das Auskunftsrecht).
Diese Datenschutzerklärung stellt eine Registerbeschreibung im Sinne des finnischen Personendatengesetzes (§§ 10 und 24) dar.
Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden, wenn dies erforderlich ist, um Änderungen der Datenverarbeitungspraxis oder sonstige Änderungen abzubilden. Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten, die Howspace bei der Erbringung der Howspace-Dienste als Verantwortlicher verarbeitet.
Diese Datenschutzerklärung umfasst ausschließlich Datenverarbeitungen durch Howspace, soweit und solange Howspace nach geltendem Datenschutzrecht Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter der personenbezogenen Daten ist. Die Datenschutzpraktiken Dritter sind nicht Gegenstand dieser Datenschutzerklärung, und wir sind für diese nicht verantwortlich. Bitte beachten Sie: Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes durch den Kunden in den Howspace-Dienst eingegeben werden, werden vom Kunden erhoben. Howspace hat keine Kontrolle über diese Daten und verarbeitet sie daher als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden. In diesem Fall gilt der jeweilige Kunde als Verantwortlicher für diese personenbezogenen Daten, und diese Verarbeitungstätigkeiten unterliegen der Datenschutzerklärung des Kunden.
1. KONTAKTDATEN VON HOWSPACE
Name: Howspace Oy
Unternehmens-ID im finnischen Handelsregister: 2153753-6
Postanschrift: Salomonkatu 17 A 43, 00100 Helsinki, Finnland
E-Mail-Adresse: privacy@howspace.com
Website: www.howspace.com
2. VERARBEITETE PERSONENBEZOGENE DATEN UND DATENQUELLEN
Howspace erhebt von den Mitarbeitenden seiner Kunden und von anderen Nutzenden der Dienste und der Website von Howspace („Nutzende“) zwei Arten von Informationen: (i) Nutzerdaten und (ii) technische Daten. Technische Daten verwenden wir in der Regel nicht, um Personen zu identifizieren, doch lassen sich Personen mitunter anhand dieser Daten erkennen. In solchen Fällen können auch technische Daten nach geltendem Recht als personenbezogene Daten gelten.
Howspace kann beispielsweise folgende Nutzerdaten von Nutzenden erheben und verarbeiten: (i) Vor- und Nachname, (ii) Adressangaben, (iii) Telefonnummer, (iv) E-Mail-Adresse, (v) Audio- und Videoaufzeichnungen von Online-Besprechungen, Besprechungstranskripte sowie KI-generierte Zusammenfassungen und Aufgaben, (vi) sonstige personenbezogene Daten, die Nutzende selbst angeben, (vii) Informationen, die Nutzende bei der Bewertung unserer Dienste oder bei Feedback zu unseren Diensten angeben, (viii) sonstige Daten über Nutzende, die der Kunde von Howspace in den Dienst eingibt, (ix) Marketingpräferenzen und Einwilligungsnachweise sowie (x) Kontaktdaten, die Nutzende beim Absenden eines Anfrage- oder Bestellformulars über den Howspace Marketplace angeben.
Howspace erhebt und verarbeitet Nutzerdaten ausschließlich im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes und der Website von Howspace.
Für die Erbringung seines Dienstes setzt Howspace die folgenden Unterauftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO ein.
Cookies
Howspace stellt auf seiner Website einen eigenen Bereich zu Cookies bereit. Hier erfahren Sie mehr über unsere Cookie-Richtlinie.
3. ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN DER VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN
Zwecke
Howspace verarbeitet personenbezogene Daten zu mehreren Zwecken:
Zur Erbringung unserer Dienste und zur Erfüllung vertraglicher Pflichten
Howspace verarbeitet personenbezogene Daten in erster Linie, um seinen Kunden und Nutzenden Dienste bereitstellen sowie das Geschäft von Howspace betreiben, aufrechterhalten und weiterentwickeln zu können. Howspace verwendet personenbezogene Daten, um seine vertraglichen Pflichten zu erfüllen, zum Beispiel, um die wesentlichen Funktionen des Dienstes anzubieten und Kunden Analysen und Berichte bereitzustellen. Wenden sich Nutzende an unseren Kundenservice, verwenden wir die angegebenen Informationen, um Fragen zu beantworten oder Beschwerden zu bearbeiten. Dazu gehört auch der Einsatz von Produktivitätstools, mit denen Gespräche mit Interessenten und Kunden aufgezeichnet und transkribiert werden, um eine genaue Dokumentation sicherzustellen, Besprechungszusammenfassungen zu erstellen und Aufgaben festzuhalten.
Zur Kommunikation mit Kunden
Howspace kann personenbezogene Daten verarbeiten, um Kunden und Nutzende in Bezug auf unsere Dienste zu kontaktieren und über Änderungen unserer Dienste und Produkte zu informieren. Die Daten können außerdem für Forschungs- und Analysezwecke verwendet werden, um unsere Dienste und Websites zu verbessern.
Für Direktwerbung und Feedbackanfragen
Howspace kann personenbezogene Daten wie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse verarbeiten, um Ihnen Newsletter, Werbematerialien sowie Informationen über neue Funktionen oder Produkte zuzusenden. Wir können Sie außerdem von uns aus kontaktieren, um Sie um Feedback, Bewertungen oder die Teilnahme an Kundenzufriedenheitsumfragen zu bitten, damit wir unsere Dienste und das Nutzungserlebnis verbessern können.
Zur Qualitätsverbesserung und Trendanalyse
Howspace kann Informationen über die Nutzung der Dienste verarbeiten, um die Qualität unserer Dienste zu verbessern, z. B. durch die Analyse von Trends bei der Nutzung unserer Dienste. Soweit möglich, verwenden wir hierfür ausschließlich aggregierte Daten ohne Personenbezug.
Zur Abwicklung von Marketplace-Anfragen
Howspace kann Ihre Kontaktdaten verarbeiten, um Anfragen und Wünsche zu bearbeiten, die über den Howspace Marketplace gestellt werden. Mit dem Absenden einer Anfrage zu einem Angebot willigen Sie ein, dass wir diese Daten verwenden, um Ihre Anfrage abzuwickeln.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Howspace verarbeitet personenbezogene Daten, um unsere vertraglichen Pflichten gegenüber unseren Kunden zu erfüllen und rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen. Soweit das geltende Datenschutzrecht es verlangt, stützen wir uns für den Versand von Direktwerbung auf Ihre ausdrückliche Einwilligung. In anderen Fällen, etwa bei der Kommunikation mit Bestandskunden über ähnliche Dienste oder bei Feedbackanfragen zur Verbesserung unseres Angebots, verarbeiten wir personenbezogene Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, unser Geschäft zu bewerben und auszubauen. Wie in Abschnitt 7 beschrieben, haben Sie jederzeit das Recht, uns die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung zu untersagen.
4. ÜBERMITTLUNG IN LÄNDER AUSSERHALB EUROPAS
Wir bemühen uns nach Kräften sicherzustellen, dass personenbezogene Daten im Europäischen Wirtschaftsraum verbleiben. In bestimmten Fällen, etwa wenn wir externe Dienstleister einsetzen, um unsere Dienste zu erbringen und unseren Geschäftsbetrieb effizient zu gestalten, können wir personenbezogene Daten jedoch in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln. In diesem Fall stellen wir einen angemessenen Schutz der übermittelten personenbezogenen Daten sicher, und zwar durch Vereinbarungen mit unseren Dienstleistern auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder durch andere geeignete und verfügbare Garantien wie das EU-US Data Privacy Framework.
5. EMPFÄNGER
Innerhalb der Organisation von Howspace geben wir personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für die Erbringung und Weiterentwicklung unserer Dienste vernünftigerweise erforderlich ist. An Dritte außerhalb der Organisation von Howspace geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn einer der folgenden Fälle vorliegt:
Die Weitergabe ist für die Zwecke dieser Datenschutzerklärung erforderlich
Soweit Dritte zur Erbringung der Dienste Zugriff auf personenbezogene Daten benötigen, hat Howspace geeignete vertragliche und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten ausschließlich für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke und im Einklang mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften verarbeitet werden.
Aus rechtlichen Gründen
Wir können personenbezogene Daten an Dritte außerhalb der Organisation von Howspace weitergeben, wenn wir nach Treu und Glauben davon ausgehen, dass der Zugriff auf die personenbezogenen Daten und deren Verwendung vernünftigerweise erforderlich ist, um (i) geltende Gesetze, Vorschriften und/oder gerichtliche Anordnungen einzuhalten, (ii) Betrug, Sicherheitsprobleme oder technische Probleme aufzudecken, zu verhindern oder anderweitig zu bekämpfen und/oder (iii) die Interessen, das Eigentum oder die Sicherheit von Howspace, unseren Nutzenden oder der Öffentlichkeit im Rahmen des Gesetzes zu schützen. Soweit möglich, informieren wir die Nutzenden über eine solche Übermittlung und Verarbeitung.
Aus sonstigen berechtigten Gründen
Ist Howspace an einer Fusion, einer Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt, können wir personenbezogene Daten an den beteiligten Dritten übermitteln. Wir stellen jedoch weiterhin die Vertraulichkeit aller personenbezogenen Daten sicher. Alle betroffenen Kunden und Nutzenden informieren wir so bald wie vernünftigerweise möglich, wenn die personenbezogenen Daten übermittelt werden oder einer anderen Datenschutzerklärung unterliegen.
Mit ausdrücklicher Einwilligung
Wir können personenbezogene Daten auch aus anderen als den oben genannten Gründen an Dritte außerhalb der Organisation von Howspace weitergeben, wenn uns die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Dazu gehört die Weitergabe von Kontaktdaten, die in Anfrageformularen des Marketplace angegeben werden, an externe Drittanbieter-Partner ausschließlich zu dem Zweck, ein angefragtes Drittanbieter-Angebot zu vermitteln. Die betroffene Person hat das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
6. SPEICHERDAUER
Howspace speichert personenbezogene Daten nicht länger, als es gesetzlich zulässig und für die Zwecke der Erbringung der Dienste erforderlich ist. Die Speicherdauer hängt von der Art der Informationen und den Zwecken der Verarbeitung ab. Die Höchstdauer kann daher je nach Verwendung unterschiedlich sein. In der Regel löscht Howspace alle personenbezogenen Daten von Nutzenden innerhalb einer angemessenen Frist nach Beendigung der jeweiligen Kundenbeziehung oder wenn die Nutzenden die von Howspace bereitgestellten Dienste nicht mehr nutzen.
Speicherung von Marketing- und Feedbackdaten
Personenbezogene Daten, die wir für Zwecke der Direktwerbung und des Feedbacks verarbeiten, speichern wir so lange, wie wir ein berechtigtes Interesse daran haben, Sie zu kontaktieren, oder bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen (Opt-out). Wenn Sie sich abmelden oder der Direktwerbung widersprechen, verwenden wir Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke. Wir speichern jedoch die mindestens erforderlichen Informationen, etwa Ihre E-Mail-Adresse, auf einer zugriffsbeschränkten Sperrliste („Suppression List“), damit Ihr Widerspruch auch künftig beachtet wird und Sie keine unerwünschten Nachrichten erhalten.
7. RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN
Auskunftsrecht
Howspace gewährt betroffenen Personen Auskunft über die von Howspace verarbeiteten personenbezogenen Daten. Das bedeutet, dass die betroffene Person sich an uns wenden kann und wir ihr mitteilen, welche personenbezogenen Daten wir seit dem 1. Januar 2022 über sie erhoben und verarbeitet haben und zu welchen Zwecken diese Daten verwendet werden. Unser Verfahren und das Formular für Auskunftsersuchen finden Sie unter diesem Link.
Recht auf Berichtigung
Betroffene Personen haben das Recht, unrichtige oder ungenaue, unvollständige, veraltete oder nicht erforderliche personenbezogene Daten, die wir über sie gespeichert haben, berichtigen oder vervollständigen zu lassen.
Recht auf Löschung
Betroffene Personen können von uns verlangen, ihre personenbezogenen Daten aus unseren Systemen zu löschen. Wir kommen einem solchen Verlangen nach, sofern wir keinen berechtigten Grund haben, die Daten nicht zu löschen. Nach der Löschung der Daten können wir unter Umständen nicht sofort alle verbleibenden Kopien auf unseren aktiven Servern und in unseren Backup-Systemen löschen. Solche Kopien werden so bald wie vernünftigerweise möglich gelöscht.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Betroffene Personen haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:
1. Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von der betroffenen Person bestritten.
2. Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, und die betroffene Person lehnt die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangt stattdessen die Einschränkung ihrer Nutzung;
3. Wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, die betroffene Person benötigt sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
4. Die betroffene Person hat Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt, und es steht noch nicht fest, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.
Mitteilungspflicht im Zusammenhang mit der Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten oder der Einschränkung der Verarbeitung
Wir teilen allen Empfängern, denen personenbezogene Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung mit, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Widerspruchsrecht
Betroffene Personen können der Verwendung personenbezogener Daten widersprechen, wenn diese Daten zu anderen Zwecken verarbeitet werden als zu denen, die für die Erbringung unserer Dienste oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind. Betroffene Personen können außerdem nach einer zuvor erteilten Einwilligung jeder weiteren Verarbeitung personenbezogener Daten widersprechen. Widerspricht eine betroffene Person der weiteren Verarbeitung personenbezogener Daten, kann dies dazu führen, dass sie unsere Dienste nur eingeschränkt nutzen kann.
Betroffene Personen haben das Recht, uns jederzeit die Verwendung ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung, der Marktforschung und des Profilings zu untersagen. Sie können dieses Recht ausüben, indem Sie auf den Link „Abmelden“ am Ende unserer Marketing-E-Mails klicken oder uns unter den oben genannten Adressen kontaktieren.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Betroffene Personen haben das Recht, personenbezogene Daten von uns in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten.
Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling
Die betroffene Person hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, es sei denn, die Entscheidung
– ist für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags erforderlich;
– ist aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen wir unterliegen, zulässig, und diese Rechtsvorschriften enthalten angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Rechte und Freiheiten sowie der berechtigten Interessen der betroffenen Person; oder
– erfolgt mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person.
Ausübung der Rechte
Diese Rechte können per Brief oder E-Mail an die oben genannten Adressen unter Angabe folgender Informationen ausgeübt werden: Name und Telefonnummer. Wir können zusätzliche Informationen anfordern, die zur Bestätigung der Identität der betroffenen Person erforderlich sind. Anträge, die in unangemessener Weise wiederholt gestellt werden, exzessiv oder offenkundig unbegründet sind, können wir ablehnen. Bitte beachten Sie, dass Howspace bei bestimmten personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter tätig sein kann; Anträge und Anfragen sind in diesem Fall gegebenenfalls an den Verantwortlichen zu richten. Ist die betroffene Person der Ansicht, dass unsere Verarbeitung personenbezogener Daten nicht mit dem geltenden Datenschutzrecht vereinbar ist, kann sie bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Für die Abmeldung von Marketing-E-Mails ist dieses förmliche Verfahren nicht erforderlich; Sie können einfach den automatischen Link „Abmelden“ in unseren Marketingnachrichten verwenden.
8. INFORMATIONSSICHERHEIT
Wir treffen alle angemessenen und geeigneten Sicherheitsmaßnahmen, um Howspace und unsere Kunden vor unbefugtem Zugriff auf die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten sowie vor deren unbefugter Veränderung, Offenlegung oder Vernichtung zu schützen. Zu diesen Maßnahmen gehören, soweit angemessen, Verschlüsselung, Firewalls, gesicherte Räumlichkeiten und Zugriffsberechtigungssysteme. Sollte es trotz dieser Sicherheitsmaßnahmen zu einer Sicherheitsverletzung kommen, die sich voraussichtlich nachteilig auf den Datenschutz auswirkt, informieren wir die betroffenen Nutzenden, betroffenen Personen und Kunden so bald wie vernünftigerweise möglich über die Verletzung.
9. KI & AUTOMATISIERUNG
Howspace setzt KI-gestützte Tools ein, die unser Team beim Transkribieren und Zusammenfassen von Besprechungen sowie beim Festhalten von Aufgaben unterstützen.
Wenn Sie mit unseren KI-gestützten Besprechungstools interagieren, werden Sie durch einen sichtbaren Teilnehmer „Notetaker“ und/oder eine mündliche Ansage darauf hingewiesen.
KI-generierte Zusammenfassungen dienen der Unterstützung unserer Mitarbeitenden und werden von Menschen überprüft. Wir setzen KI nicht für automatisierte Entscheidungen ein, die gegenüber Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.
Unseren KI-Unterauftragsverarbeitern ist es vertraglich untersagt, Ihre personenbezogenen Daten oder Besprechungsaufzeichnungen zum Training von KI-Modellen zu verwenden. Die Daten werden ausschließlich verarbeitet, um Howspace den Transkriptions- und Zusammenfassungsdienst bereitzustellen.
KI-Funktionen innerhalb der Howspace-Plattform selbst (etwa Zusammenfassungen, Prompting, Mindmaps und die Erstellung von Transkripten) unterliegen Abschnitt 5 unseres Trust & Security Annex und werden in unserem Trust Center beschrieben. Kundeninhalte, die über diese Funktionen verarbeitet werden, werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, und dem zugrunde liegenden KI-Unterauftragsverarbeiter ist dies vertraglich untersagt.
10. GELTUNGSBEREICH UND ÄNDERUNGEN
Diese Datenschutzerklärung gilt für alle personenbezogenen Daten, für die Howspace Verantwortlicher ist. Diese Datenschutzerklärung wird in englischer Sprache veröffentlicht. Unsere Datenschutzerklärung kann sich von Zeit zu Zeit ändern. Die aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Website (www.howspace.com/privacy-policy). Wesentliche Änderungen dieser Datenschutzerklärung oder Einschränkungen der Rechte betroffener Personen nach dieser Datenschutzerklärung nehmen wir nicht ohne vorherige Mitteilung vor.