Veränderung annehmen und die Zukunft des Trainings mitgestalten

Wie alle Trainingsanbieter hatte auch Optimé International kein Patentrezept für virtuelle Trainings, als COVID-19 das gewohnte Leben auf den Kopf stellte. 

„Vor einem Jahr wurde unsere Welt gründlich durcheinandergewirbelt, und wir steckten mitten in einer echten Findungsphase“, sagt Allen Bessel, Senior Vice President of Client Experience bei Optimé International. „Aber was wir bei Optimé heute haben, ist besser als das, was wir hinter uns gelassen haben, und Howspace war ein fester Bestandteil dieser Transformation.“

Optimé hat sich von klassischen Trainingsmethoden gelöst und auf Howspace gesetzt. So hat das Unternehmen den Umbruch durch COVID-19 nicht nur überstanden, sondern blüht mit der neuen Arbeitsweise regelrecht auf.

Zwei Lektionen zur digitalen Moderation

Vor COVID-19 fanden die Trainings von Optimé überwiegend vor Ort statt, mit Gruppen von 40 bis 300 Personen. Die größte Herausforderung bestand darin, die „Magie“ dieser Präsenzerlebnisse auch in Online-Trainings zu bewahren. 

„Uns war klar, dass die Art, wie wir Trainings im Seminarraum leiten, online nicht genauso funktionieren würde“, sagt Allen. 

Um diese Herausforderung zu meistern, schickte Optimé alle Moderierenden in ein Programm zur virtuellen Moderation. Dabei lernten sie zwei wertvolle Lektionen:

Mit einem Producer arbeiten

„Wir alle arbeiten bei Online-Moderationen inzwischen mit einem Producer. So kann ich als Moderator die Aufmerksamkeit aller im Raum halten, während sich jemand anderes um technische Probleme der Teilnehmenden kümmert. Ich kann mich ganz darauf konzentrieren, die Lernenden einzubinden“, erklärt Allen. 

Auf Blended Learning setzen

Optimé fand heraus, wie sich asynchrones, selbstgesteuertes Lernen mit synchronem Lernen verbinden lässt, also mit der Zeit, die man live mit den Lernenden verbringt. 

Daraufhin hat Optimé sämtliche Inhalte überarbeitet: Den Stoff von zwei achtstündigen Tagen verteilte das Team auf fünf virtuelle Sessions à 90 Minuten mit kleineren Gruppen von 20 bis 24 Personen. Eintägige Programme stellte es auf drei Sessions à 90 Minuten um. 

Bei der Neukonzeption der Trainingsinhalte entwickelte Optimé eine Reihe von Gestaltungsprinzipien als Leitfaden für die Arbeit. 

Die Gestaltungsprinzipien von Optimé für virtuelles Lernen

Die Lernenden an erste Stelle setzen

Stellen Sie die Lernenden in den Mittelpunkt all Ihrer Entscheidungen und berücksichtigen Sie ihre Bedürfnisse und ihr Zeitbudget. Fragen Sie sich: Wie erleben die Lernenden das Training? Wenn Sie zum Beispiel vor COVID-19 wie Optimé ganztägige Trainings durchgeführt haben, überlegen Sie, wie es sich für die Teilnehmenden anfühlt, sechs oder acht Stunden auf einen Bildschirm zu starren. 

„Wir sind von Folien, die auf Wissensvermittlung ausgelegt waren, zu fast leeren Whiteboards übergegangen, die das Lernen besser fördern.“

„Beim virtuellen Training ging es darum, dass ich weniger rede und mehr moderiere“, sagt Allen. „Unser gesamtes Präsentationsmaterial musste sich ändern. Wir sind von Folien, die auf Wissensvermittlung ausgelegt waren, zu fast leeren Whiteboards übergegangen, die das Lernen besser fördern.“

Allen fährt fort: „Bei der Überarbeitung der Inhalte mussten wir radikal sein: Wir haben einige unserer Lieblingsthemen gestrichen und uns stärker darauf konzentriert, was die Lernenden wissen müssen, um die Konzepte in kurzer Zeit in die Praxis zu bringen. Als wir uns gefragt haben, welchen Mehrwert wir unseren Kunden bieten, fiel die Entscheidung, was bleibt und was wegfällt, deutlich leichter.“

Ein bis zwei Lernziele pro Lernmodul festlegen

Optimé beschränkte die Ziele jedes 90-minütigen Trainingsmoduls auf ein oder zwei zentrale Lernziele. „Wir neigten dazu, so viel Mehrwert wie möglich in eine Session zu packen. Damit haben wir aber letztlich alles verwässert, was wir gemacht haben“, sagt Allen. 

Das Team blieb fokussiert und hatte klar vor Augen, was die Lernenden aus diesen Modulen mitnehmen sollten. Und alle Moderierenden setzen viel daran, das Training für die Teilnehmenden sinnvoll und praxisnah zu gestalten. 

Jedes Modul in drei Bausteinen vermitteln 

Optimé nutzt Howspace für asynchrones Lernen vor und nach den 90-minütigen virtuellen Live-Sessions. Für die asynchronen Aufgaben brauchen die Teilnehmenden nur etwa 30 Minuten. 

Baustein 1) Vor der virtuellen Live-Session stellen die Moderierenden Theorie und Modelle bereit, die die Teilnehmenden durcharbeiten, wann es ihnen passt.

Baustein 2) In der Live-Session wird geübt, diskutiert und hinterfragt, denn genau das gelingt live am besten.

Baustein 3) Nach der Live-Session stellen die Moderierenden in Howspace Werkzeuge und praktische Übungen bereit, die die Teilnehmenden im Arbeitsalltag anwenden können. 

„Durch den Austausch unter den Teilnehmenden verlängert Howspace das Lernen über die Sessions hinaus, davor wie danach“, fasst Allen zusammen. 

Alle drei bis fünf Minuten eine Aktivität einbauen 

Damit im virtuellen Raum echtes Engagement entsteht, sollten die Teilnehmenden aktiv sein, statt nur passiv zuzuhören. Bitten Sie sie zum Beispiel, die Hand zu heben, an einer Umfrage teilzunehmen, etwas im Chat zu teilen oder in einen Breakout-Raum zu gehen. 

„Man steuert ihre körperliche Beteiligung. Die Teilnehmenden fühlen sich viel stärker als Teil des Lernens, wenn man sie auf unterschiedliche Weise einbezieht“, sagt Allen. 

Online lernen lernen 

Damit sich weniger technikerfahrene Menschen im Training sicherer fühlen, bot Optimé Sessions unter dem Titel „Online lernen lernen“ an, für das eigene Team und für Kunden. Darin ging es um die Unterschiede zwischen Präsenz- und virtuellen Trainings, um die erwartete Beteiligung der Lernenden und um die passenden Werkzeuge. 

Nach einem Jahr virtueller Trainings braucht Optimé diese Sessions nicht mehr. Treffen die Moderierenden aber auf Teilnehmende, die noch nie an einem virtuellen Training teilgenommen haben, bauen sie einfach mehr Anleitung in die Übungen ein. 

VIDEO (auf Englisch): Allen zeigt an einem Beispiel, wie er das Lernerlebnis bei Optimé gestaltet hat. 

Der Fantasie freien Lauf lassen und umdenken

Für Optimé war das Umdenken beim virtuellen Training eine Herausforderung, aber von enormer Bedeutung. 

„Es hat uns viel abverlangt, unsere eigenen Vorstellungen davon loszulassen, wie Training aussieht, wie sich Lernen und Entwicklung anfühlen muss und wie es vermittelt wird. All das haben wir beiseitegelegt, als wir mit anderen Fachleuten darüber gesprochen haben, was möglich ist. Als wir sahen, was wir mit Howspace alles machen können, hat das unserer Fantasie Flügel verliehen“, erklärt Allen. 

Weil Optimé neugierig blieb und sich mit den Fachleuten für digitale Moderation bei Howspace austauschte, konnte das Unternehmen klassische Methoden hinter sich lassen und herausragende Trainings anbieten. 

„Es gibt nichts, was ich im Präsenztraining tun kann, aber virtuell nicht, und in manchen Fällen hat es sich sogar als wirksamer erwiesen.“

Und was rät Allen Organisationen, die sich noch in der Findungsphase befinden? 

„Klären Sie Ihre Perspektive: Was wollen Sie erreichen? Wollen Sie ersetzen, was Sie im Seminarraum gemacht haben, oder wollen Sie das, was Sie im Seminarraum gemacht haben, auf andere Weise tun? Heute sehe ich es so: Es gibt nichts, was ich im Präsenztraining tun kann, aber virtuell nicht, und in manchen Fällen hat es sich sogar als wirksamer erwiesen.“

So führte Optimé in Howspace erfahrungsbasierte Lernsessions durch, angelehnt an die Vertriebssimulationen, die früher vor Ort stattfanden: Vertriebsmitarbeitende bereiten ein Szenario aus ihrer echten Arbeit vor und erhalten anschließend Feedback von ihren Führungskräften. „Mit Howspace ging das sogar noch leichter als im Besprechungsraum. Es war denkbar einfach, viel weniger störend, schneller umgesetzt und günstiger“, sagt Allen. 

Die Vorteile von Howspace für virtuelles Blended Learning

Höheres Engagement 

Allen fasst die Vorteile zusammen, die der Wechsel von ganztägigen Präsenztrainings zu einem Blended-Learning-Modell gebracht hat: „Das Engagement ist höher, und die Teilnehmenden sind am Ende des Tages nicht erschöpft. Wir arbeiten mit kleineren Gruppen, deshalb baue ich im Laufe des Trainings bessere Beziehungen zu ihnen auf. Alle sind dabei, und für alle Lernenden fühlt es sich nach einem intensiveren und erfüllenderen Erlebnis an als damals mit 70 Personen in einem Konferenzraum.“ 

„Für alle Lernenden fühlt es sich nach einem intensiveren und erfüllenderen Erlebnis an als damals mit 70 Personen in einem Konferenzraum.“ 

Marty Blake, Chief Operating Officer bei Optimé, erzählt, dass sich das Team zunächst gefragt hat, wie es die Lernenden wirksam einbinden und ihnen ermöglichen kann, das Gelernte in kurzer Zeit zu üben. „Howspace ist ein großer Teil der Antwort: Wir nutzen Howspace, um Wissen zu vermitteln, aber auch, um Beteiligung zu fördern.“

Damit sich diese Vorteile einstellen, ist es wichtig, dass die Moderierenden den Teilnehmenden klar sagen, was von ihnen erwartet wird. Die Teilnehmenden werden gebeten, ihre Kamera eingeschaltet zu lassen, damit sie sich besser auf die anderen Lernenden einlassen und mit ihnen austauschen können. Außerdem sollen sie Ablenkungen vermeiden, also das Smartphone weglegen und während der Sessions keine E-Mails lesen. 

„Wir sammeln laufend Feedback von den Lernenden, und die große Mehrheit, bis zu 80–90 %, nimmt das virtuelle Lernen gern an. Niemand trauert den Zeiten im Seminarraum nach, und ich glaube, dass Howspace einen großen Anteil daran hat“, sagt Allen. 

Alle Lerntypen unterstützen 

„Das Schöne am virtuellen Format ist, dass jetzt alle Lerntypen die gleiche Chance haben, sich zu beteiligen“, sagt Allen. 

Bei Optimé haben in Howspace auch Teilnehmende offen ihre Gedanken geteilt, von denen man das nicht erwartet hätte. 

„Der Workspace in Howspace hat etwas an sich, das einen geschützten Rahmen schafft, in dem sich Menschen gern einbringen“, sagt Marty. 

Laut Allen hat das zwei Gründe:

1. Die Teilnehmenden werden nicht unvorbereitet aufgerufen und müssen nicht spontan antworten. Stattdessen können sie etwas schreiben oder aufnehmen, mit dem sie sich wohlfühlen.
2. Die Teilnehmenden entscheiden selbst, wie sie sich einbringen. Sie müssen nicht vor allen anderen laut sprechen, sondern können ihren Beitrag auch in Howspace schreiben. 

„Qualität und Tiefe des Austauschs übertreffen bei Weitem, wofür wir im Seminarraum Zeit hatten und was die Menschen dort bereit waren zu teilen“, sagt Allen. 

Trainings laufend anpassen

Ein weiterer wichtiger Vorteil: Mit Howspace kann Optimé situativ moderieren. 

„Howspace hat unsere Trainings nicht nur einfacher, sondern auch deutlich wirksamer gemacht, weil wir Lerninhalte genau dann bereitstellen können, wenn sie gebraucht werden.“

Allen erklärt: „Wenn eine Session länger dauert und man nicht alles schafft oder etwas Unvorhergesehenes aufkommt, kann man die zusätzlichen Informationen in Howspace ergänzen und den Teilnehmenden direkt nach der Session bereitstellen. Wir haben keine Produktionszeiten mehr, wir drucken keine Handbücher und bereiten sie nicht im Voraus vor. Howspace hat unsere Trainings nicht nur einfacher, sondern auch deutlich wirksamer gemacht, weil wir Lerninhalte genau dann bereitstellen können, wenn sie gebraucht werden.“ 

Durch die Partnerschaft mit Howspace kann sich Optimé auf seine Stärken konzentrieren 

Das übergeordnete Ziel von Optimé ist es, Vertriebstalente zu Spitzenleistungen zu entwickeln. In der Partnerschaft mit Howspace hat das Team das Gefühl, auf dasselbe Ziel hinzuarbeiten. „Es fühlt sich an, als würden wir zusammenarbeiten, statt nur etwas einzukaufen. Es fühlt sich an, als wollten wir beide dasselbe Ergebnis erreichen“, sagt Marty.

Marty fährt fort: „Wir sind kein Technologieunternehmen. Wir haben keine Entwicklungsabteilung im Hintergrund und wollen auch keine, denn das ist nicht unsere Stärke, und wir wollen uns auf unsere Stärken konzentrieren. Howspace bot uns eine sehr funktionale und einfache Möglichkeit, unseren eigenen Trainingsstil umzusetzen und uns etwas in vielerlei Hinsicht wirklich zu eigen zu machen.“

Optimé gehört zu den mehr als 160 engagierten Partnern, mit denen wir bei Howspace ein gemeinsames Ziel verfolgen: Menschen besser einzubinden.