Herausforderung
Agile Work ist darauf spezialisiert, Veränderungen am Arbeitsplatz aus interdisziplinärer Sicht zu planen und zu steuern: mit Blick auf das Mitarbeitererlebnis, die Unternehmenskultur und die strategischen Ziele des Unternehmens. Das Team suchte nach einem wirksamen Weg, seine Projekte zu digitalisieren und schlanker zu gestalten.
Lösung
„Arbeitsplatzmanagement dreht sich schnell vor allem um die Sicht der Geschäftsleitung. Die Träume und Wünsche der Mitarbeitenden an ihren Arbeitsplatz gehen unter, wenn man sie in Zahlen aus Umfragen presst. Als wir nach digitalen Wegen suchten, die Perspektive der Mitarbeitenden skalierbar in den Prozess einzubringen, kam Howspace ins Spiel. Für uns als Beratungsunternehmen ist das besonders wichtig: Größe und Zahl unserer parallelen Projekte sind gewachsen, aber wir wollen weiterhin denselben Umfang und dieselbe Qualität der Beteiligung erreichen“, sagt Antti Pitkänen, Director of Research and Strategy und Vorsitzender des Verwaltungsrats.
Ergebnisse
Agile Work wurde 2015 gegründet und ist darauf spezialisiert, Veränderungen am Arbeitsplatz zu planen und zu steuern. Agile Work betrachtet Arbeitsplätze interdisziplinär: Mitarbeitererlebnis, Unternehmenskultur und die strategischen Ziele des Unternehmens bilden die Grundlage für eine Arbeitsplatzgestaltung, die das soziale, digitale und physische Arbeitsumfeld berücksichtigt.
Antti Pitkänen, Director of Research and Strategy und Vorsitzender des Verwaltungsrats von Agile Work, arbeitet in einem interdisziplinären Team an Kundenprojekten. „Wir haben Fachleute für Service Design, Immobilienmanagement, Innenarchitektur, Change-Management und Arbeitsplatzgestaltung, die für jede Aufgabe die besten Kompetenzen zusammenbringen. Bei einer Veränderung des Arbeitsplatzes geht es nie nur um Wände oder Quadratmeter. Mit dem passenden Team steuern wir sowohl das Arbeitsplatzprojekt als auch die damit verbundene Veränderung.“
Auf dem Weg zur digitalen Arbeitsplatzgestaltung
Agile Work arbeitet schon lange daran, seine Projekte zu digitalisieren und zu verschlanken. Das Team nutzt eine Vielzahl partizipativer Methoden wie Workshops, Interviews, Umfragen zum Arbeitsumfeld und die Beobachtung der Abläufe in den bestehenden Räumen. Diese liefern guten Input, binden aber viele Ressourcen und lassen sich schlecht skalieren. „Arbeitsplatzmanagement dreht sich schnell vor allem um die Sicht der Geschäftsleitung. Die Träume und Wünsche der Mitarbeitenden an ihren Arbeitsplatz gehen unter, wenn man sie in Zahlen aus Umfragen presst. Als wir nach digitalen Wegen suchten, die Perspektive der Mitarbeitenden skalierbar in den Prozess einzubringen, kam Howspace ins Spiel. Für uns als Beratungsunternehmen ist das besonders wichtig: Größe und Zahl unserer parallelen Projekte sind gewachsen, aber wir wollen weiterhin denselben Umfang und dieselbe Qualität der Beteiligung erreichen“, sagt Pitkänen.
Beteiligung und Transparenz schaffen nachhaltige Veränderung
Die Arbeitsplatzprojekte von Agile Work laufen in Howspace. Alles rund um das Projekt liegt in einer sicheren Umgebung, auf einer Plattform, auf der auch sämtliche Diskussionen zum Projekt stattfinden. „Die digitale Arbeitsweise bringt Transparenz in die Prozesse. Wenn neben der Geschäftsleitung viele Fachleute aus der Organisation mitdiskutieren, werden Hierarchien abgebaut und es entsteht Vertrauen. Auf der Plattform sind die Veränderung und die damit verbundenen Entscheidungen jederzeit für alle sichtbar, nicht nur zu einzelnen Zeitpunkten. Wir glauben nicht an Veränderung nach dem Muster: ein oder zwei Workshops, danach lange Funkstille und Unklarheit darüber, ob die gemeinsamen Ideen vorankommen“, beschreibt Pitkänen die Arbeitsweise des Teams.
KI-Analyse qualitativer Daten und Projektmanagement Hand in Hand
Klassische Werkzeuge für das Arbeitsplatzmanagement konzentrieren sich oft auf herkömmliches Projektmanagement und Budgetkontrolle. In den Projekten von Agile Work spielt neben dem Teilen von Dokumenten und Plänen die Steuerung des Dialogs eine große Rolle.
„Wir wollen Arbeitsplatzkonzepte in einem Prozess entwickeln, in dem Experimente und qualitative Forschung Hand in Hand mit messbaren Kennzahlen gehen. Mit den KI-Werkzeugen von Howspace können wir eine große Zahl von Gesprächsbeiträgen der Mitarbeitenden erfassen und analysieren. Daneben setzen wir viele weitere Werkzeuge ein, um unsere Prozesse erlebbar zu machen, etwa mit Virtual Reality und visuellen Elementen. In Howspace läuft das ganze Projekt zusammen: Alle Informationen und Diskussionen finden sich in einem gemeinsamen Workspace, der allen Beteiligten offensteht.“
Erfolgreiche Veränderungsarbeit ist kontinuierlich und begleitet
„Agile Work soll Diskussion und Praxis in unserer Branche weiterentwickeln, und das spiegelt sich in unserer Arbeitsweise wider. Wir nutzen die Plattform zum Beispiel auch jetzt während der Pandemie, um eine inklusive virtuelle Diskussionsveranstaltung für die gesamte Facility-Management-Community auszurichten. Unsere mit Howspace umgesetzten Arbeitsplatzprojekte eignen sich für Organisationen, die echten Veränderungsbedarf haben. Wir setzen nicht ein einzelnes Gebäudeprojekt um und betrachten unsere Arbeit dann als erledigt. Wir wollen Veränderung für Organisationen zu einem fortlaufenden, inklusiven Prozess machen. Veränderungen am Arbeitsplatz münden oft in eine Renovierung oder einen Umzug, aber die Veränderungs- und Entwicklungsarbeit endet dort nicht“, so Pitkänen.
Agile Work ist offizieller Howspace-Partner und hat bereits für zahlreiche Kunden digital begleitete Veränderungsprozesse umgesetzt, darunter Vaisala, TEK und Volkswagen.
