Cet acteur de référence de la formation et du développement des compétences a remplacé un LMS peu pratique et un patchwork d’outils disparates par une plateforme unique : à la clé, des coûts réduits et des données claires sur la progression des participants.
Le défi
Roffey Park Institute se heurtait à un éparpillement de ses outils. Les animateurs utilisaient plusieurs outils pour un seul programme, les participants se perdaient en passant d’une plateforme à l’autre, et le LMS Moodle était trop lourd pour favoriser de vrais échanges.
- La fatigue des allers-retours entre outils : « Les animateurs devaient jongler entre plusieurs navigateurs et demander aux participants d’aller ailleurs, ce qui cassait le rythme », explique Inti Cheung, conceptrice pédagogique.
- Le « vide de mesure » : L’équipe peinait à prouver l’impact de ses programmes. « Le retour sur investissement est difficile à mesurer », explique Leigh Morris, responsable de la conception pédagogique. Il lui manquait les données pour montrer aux clients comment les participants progressaient.
- Une surcharge administrative : L’onboarding était laborieux, et les animateurs s’enlisaient dans des systèmes peu pratiques au lieu de se concentrer sur la conception et l’animation, là où ils apportent le plus de valeur.
La solution
Roffey Park a choisi Howspace avec une mission principale : combler l’écart entre l’apprentissage et son impact. L’organisme a regroupé toute son expérience d’apprentissage sur une plateforme unique et centralisée, baptisée « My Roffey Park ».
- Moins d’outils, moins de coûts : Howspace a remplacé son LMS et plusieurs outils isolés. « Howspace nous permet d’économiser sur le coût des outils tiers », souligne l’équipe.
- Quantifier les « données qualitatives » : Grâce au Pulse Widget, l’équipe a commencé à recueillir des retours en temps réel pour suivre la progression de chacun dans le temps, transformant l’expérience vécue en données mesurables.
- Priorité à l’apprentissage social : La plateforme leur a permis d’aller au-delà des contenus statiques. « Nous ne formons pas vraiment les gens, nous les aidons à apprendre », explique James Choles, directeur de programmes. « Howspace nous permet de recréer les liens et les échanges d’idées qui naissent naturellement en présentiel. »
- Une animation assistée par l’IA : Les animateurs utilisent l’AI Insights Widget pour saisir instantanément le ressenti du groupe et résumer les discussions sans interrompre les échanges. « Avant, nous devions faire une pause pour lire tous les commentaires… Maintenant, nous avons immédiatement accès aux synthèses et au ressenti du groupe », explique Leigh.
Les résultats
En unifiant ses outils, Roffey Park a transformé à la fois l’animation de ses programmes et son modèle économique.
- Un impact démontré de la formation : L’organisme peut désormais « montrer clairement la progression des participants » à ses clients, en s’appuyant sur les données pour valider l’efficacité de ses programmes et les améliorer.
- Une offre élargie : La flexibilité de la plateforme a permis de lancer de nouveaux produits, dont un réseau d’alumni et un « Associates hub » pour les consultants indépendants, avec à la clé de nouvelles sources de revenus et de nouvelles communautés.
- Une nouvelle approche de la conception pédagogique : L’équipe ne se contente plus de diaporamas : elle conçoit désormais l’ensemble du parcours des participants. « Nous créons des expériences engageantes et porteuses de sens du début à la fin, au lieu de simplement demander aux participants de regarder une présentation », souligne Leigh.
- Plus d’efficacité : L’onboarding est désormais simple et fluide. L’équipe interne « adore Howspace, parce que tout peut être prérempli », ce qui a allégé les tâches administratives. Comme le résume Inti Cheung : « En 15 minutes à peine, j’ai su que Howspace était la bonne solution ».
Roffey Park Institute est un organisme à but non lucratif qui propose des missions de conseil et des programmes de formation et de développement des compétences aux entreprises et aux personnes de tous niveaux, des jeunes talents aux dirigeants. Spécialisé dans le développement organisationnel (OD), les RH, le leadership et le management, il propose à la fois des solutions sur mesure et des formations interentreprises, soit environ 150 programmes par an.
Depuis plus de 75 ans, Roffey Park accompagne des clients du secteur privé comme du secteur public et lève les freins au sein des organisations grâce à une approche fondée sur le dialogue, qui produit un véritable impact.
Des outils disparates freinaient l’engagement des participants
Avant Howspace, Roffey Park s’appuyait sur un ensemble d’outils pour animer ses programmes en ligne, ce qui fragmentait l’environnement d’apprentissage. Les participants se perdaient souvent d’une plateforme à l’autre, tandis que les animateurs trouvaient leur système de gestion de l’apprentissage (LMS), Moodle, lourd à utiliser.
« Nos clients voulaient faire vivre les échanges tout au long de leurs programmes, mais nous avions du mal à y parvenir avec Moodle », explique Leigh Morris, responsable de la conception pédagogique chez Roffey Park.
Inti Cheung, conceptrice pédagogique chez Roffey Park, ajoute : « Les animateurs devaient jongler entre plusieurs navigateurs et demander aux participants d’aller ailleurs, ce qui cassait le rythme. »
L’ambition de Roffey Park était claire : créer des expériences d’apprentissage fluides, engageantes et à fort impact. Mais ses outils l’en empêchaient. Il lui fallait une plateforme dynamique et simple d’utilisation, capable d’intégrer plusieurs outils, de susciter l’engagement des participants et de simplifier la gestion des programmes.
La perle rare : une plateforme complète d’apprentissage et de collaboration
En 2022, Inti a découvert Howspace au salon BETT, une conférence consacrée aux technologies éducatives, alors qu’elle cherchait une plateforme pour remplacer Moodle. « En 15 minutes à peine, j’ai su que Howspace était la bonne solution », raconte Inti à propos de la démonstration qui a lancé le processus d’achat.
Roffey Park gère désormais tous ses programmes interentreprises depuis une plateforme unique, rebaptisée « My Roffey Park ». La plateforme va au-delà des programmes clients : elle soutient aussi la création de communautés et améliore la formation interne.
« Nous intégrons Howspace à toutes les facettes de notre activité », résume Inti.
Un lieu central pour collaborer
L’un des grands atouts de Howspace est de tout réunir au même endroit, contrairement à d’autres outils qui obligent à passer d’une plateforme à l’autre et ralentissent la collaboration. « Les participants peuvent revenir sur les discussions et les supports, et partager facilement leurs réflexions », explique James Choles, directeur de programmes au Roffey Park Institute.
Roffey Park intègre directement dans la plateforme des outils comme Mindtools et Turnitin, selon les besoins de ses programmes. « Notre objectif, c’est que les participants fassent tout dans Howspace », explique Inti. « Ils restent concentrés et évitent la frustration de passer d’un onglet à l’autre ou de se connecter à plusieurs outils. »
« Howspace nous permet d’économiser sur le coût des outils tiers. »
Pour des organisations comme Roffey Park, centraliser les outils est aussi rentable. « Howspace permet à un organisme à but non lucratif comme le nôtre d’économiser sur le coût des outils tiers », souligne Inti.
Un apprentissage social qui dépasse le cadre des ateliers
Roffey Park privilégie l’apprentissage par le lien, le dialogue et le partage d’expériences, plutôt que la simple transmission de contenus. « Nous ne formons pas vraiment les gens, nous les aidons à apprendre », explique James.
L’objectif est de favoriser l’apprentissage social au-delà des sessions synchrones et des ateliers. Howspace y contribue en offrant un espace où les participants peuvent échanger et former une communauté d’apprentissage. James le résume ainsi : « Il s’agit de créer des échanges et des expériences où les participants apprennent les uns des autres et partagent leurs histoires. »
« Howspace nous permet de recréer les liens et les échanges d’idées qui naissent naturellement en présentiel. »
Avec Howspace, les participants s’approprient les contenus et échangent entre eux sans que les animateurs aient à les relancer sans cesse. Des fonctionnalités comme les fils de discussion et le Super Chat Widget permettent de faire vivre les échanges pendant et entre les sessions en direct. Leigh le confirme : « Howspace nous permet de recréer les liens et les échanges d’idées qui naissent naturellement en présentiel. »
Leigh souligne aussi combien Howspace les a aidés à adopter pleinement leur approche avancée de la conception pédagogique. « Au lieu de nous appuyer sur des diaporamas, nous pensons désormais à l’ensemble du parcours des participants. Nous créons des expériences engageantes et porteuses de sens du début à la fin, au lieu de simplement demander aux participants de regarder une présentation. »
Prouver l’impact des programmes de formation
Avec Howspace, Roffey Park peut désormais montrer à ses clients l’impact de ses programmes. « Le retour sur investissement est difficile à mesurer, car chaque client est différent. Mais pouvoir montrer l’impact sur chaque participant a été un énorme atout pour nous », explique Leigh.
Roffey Park utilise le Pulse Widget de Howspace pour recueillir les retours des participants en temps réel et suivre la progression de chacun dans le temps. Ces retours ont aidé l’équipe à affiner son processus d’onboarding et à ajuster la conception des programmes. « Nous voulons fonder nos décisions sur des données qui nous orientent dans la bonne direction, et Howspace facilite leur collecte », explique Leigh. « Nous avons conçu des questions spécifiques pour la fin du programme, afin d’utiliser ces retours pour nous améliorer. »
« Pouvoir montrer l’impact sur chaque participant a été un énorme atout pour nous. »
Les analyses d’engagement de la plateforme aident aussi Roffey Park à suivre les tendances de participation, l’utilisation des contenus et l’activité. « Nous voyons à quelle fréquence les participants se connectent, ce qu’ils consultent et comment ils participent. Ces informations nous aident à améliorer nos processus en continu », ajoute Leigh.
Le juste équilibre entre flexibilité et accompagnement
La souplesse de Howspace permet aux animateurs d’adapter l’expérience aux besoins des participants. Le mode Facilitated Path, par exemple, garantit que les participants ne voient que les contenus qui les concernent à chaque étape. Comme le dit Inti : « Howspace donne de l’autonomie aux animateurs comme aux utilisateurs. C’est le juste équilibre entre flexibilité et accompagnement. »
Les animateurs peuvent combiner des contenus statiques, comme les objectifs du programme, avec des éléments dynamiques qui favorisent les interactions entre participants et animateurs.
L’IA pour suivre l’engagement en temps réel
Avec l’AI Insights Widget, les animateurs peuvent facilement saisir le ressenti du groupe et proposer des synthèses des discussions en direct, sans manquer aucune contribution.
Leigh explique : « Avant, nous devions faire une pause pour lire tous les commentaires, ou essayer de les parcourir tout en parlant ou en écoutant quelqu’un. Maintenant, nous avons immédiatement accès aux synthèses et au ressenti du groupe, ou nous pouvons transformer des commentaires en sondages. C’est vraiment utile pour comprendre ce qui se passe dans la salle et ajuster la discussion en conséquence. »
Une administration simplifiée pour un apprentissage plus inclusif
Avant Howspace, l’onboarding des programmes était laborieux. « Nous recevions énormément d’e-mails de participants perdus », raconte Leigh. « Aujourd’hui, tout se passe en douceur. Les participants s’y retrouvent facilement, et les animateurs peuvent recueillir des données pendant la phase de préparation et s’adapter au fil de l’eau. »
L’interface intuitive de Howspace a aussi simplifié les tâches administratives : les animateurs peuvent rapidement mettre en ligne des contenus, gérer la logistique et impliquer les participants, sans aucune compétence technique.
« Tout est simple et intuitif », explique Inti. « Notre équipe interne de gestion des programmes adore Howspace, parce que tout peut être prérempli, ce qui fait gagner en efficacité. »
De plus, la plateforme propose une interface multilingue et des traductions automatiques qui rendent les programmes plus inclusifs. « Cet outil démocratise vraiment la conversation et envoie un message fort en matière d’inclusion », souligne James. Pour les clients européens de Roffey Park en particulier, les traductions automatiques rendent l’apprentissage plus accessible que jamais.
Une offre élargie
Howspace a aidé Roffey Park à étendre son offre au-delà de ses programmes phares. « Moodle avait ses limites. Avec Howspace, nous pouvons maintenant créer des communautés », explique Inti.
Roffey Park a par exemple créé un espace de travail pour son réseau d’alumni, où les anciens participants peuvent rester impliqués et découvrir d’autres services. L’organisme a aussi lancé un « Associates hub » pour son réseau de plus de 100 consultants associés indépendants. « Nous l’utilisons pour garder le contact, recueillir leurs idées et partager nos actualités », explique James. « La plateforme permet de faire vivre les échanges plus facilement. »
« Howspace nous aide à rassembler tout le monde et à encourager la collaboration. »
Inti ajoute : « Nous ne voulons pas que nos associés travaillent seuls. Howspace nous aide à rassembler tout le monde et à encourager la collaboration. »
Roffey Park utilise même Howspace pour la formation interne : les collaborateurs accèdent rapidement aux informations dont ils ont besoin et s’adaptent facilement aux nouveaux systèmes.
Des contenus statiques à un apprentissage centré sur l’humain
Inti résume son attachement à Howspace : « Le seul onglet que je ne fermerai jamais, c’est la vue administrateur de Howspace. »
Howspace a aidé Roffey Park à passer d’une diffusion statique à un apprentissage interactif, social et centré sur l’humain. Si Roffey Park utilise surtout Howspace pour ses programmes en ligne, l’organisme explore aussi son potentiel pour les sessions en présentiel. Les animateurs pourraient par exemple utiliser leur téléphone comme « télécommande » pour piloter les contenus et circuler librement dans la salle.
Fort de ses premiers modules d’apprentissage asynchrones, Roffey Park prévoit d’étoffer cette offre pour créer des expériences d’apprentissage encore plus flexibles et engageantes.
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