Le défi
Agile Work est spécialisé dans la planification et la conduite des transformations des espaces de travail, selon une approche pluridisciplinaire : expérience collaborateur, culture et objectifs stratégiques de l’entreprise. Le cabinet cherchait un moyen efficace de numériser et de fluidifier ses projets.
La solution
« La gestion des espaces de travail a vite fait d’être pensée pour la direction, et les rêves et les envies des collaborateurs pour leur lieu de travail passent au second plan quand on les fait entrer de force dans des chiffres d’enquête. Howspace s’est imposé lorsque nous avons cherché des moyens numériques d’intégrer le point de vue des collaborateurs à la démarche, à grande échelle. C’est particulièrement important pour nous en tant que cabinet de conseil : la taille et le nombre de projets que nous menons en parallèle ont augmenté, mais nous voulons conserver la même ampleur et la même qualité d’implication », explique Antti Pitkänen, directeur de la recherche et de la stratégie et président du conseil d’administration.
Les résultats
Agile Work, fondé en 2015, est spécialisé dans la planification et la conduite des transformations des espaces de travail. Agile Work aborde le lieu de travail sous un angle pluridisciplinaire : l’expérience collaborateur, la culture et les objectifs stratégiques de l’entreprise fondent une conception des espaces qui tient compte de l’environnement de travail social, numérique et physique.
Antti Pitkänen, directeur de la recherche et de la stratégie et président du conseil d’administration d’Agile Work, intervient sur les projets clients au sein d’une équipe pluridisciplinaire. « Nos experts en design de services, en gestion immobilière, en architecture intérieure, en conduite du changement et en aménagement des espaces de travail réunissent les meilleures compétences pour chaque enjeu. Transformer un lieu de travail, ce n’est jamais seulement une affaire de murs ou de mètres carrés. Avec l’équipe constituée, nous pilotons à la fois le projet d’aménagement et le changement qui l’accompagne. »
Vers la numérisation de l’aménagement des espaces de travail
Agile Work s’attache depuis longtemps à numériser et à fluidifier ses projets. Le cabinet dispose de nombreux outils participatifs : ateliers, entretiens, enquêtes sur l’environnement de travail et observation des usages dans les locaux actuels. Ils fournissent de précieuses informations, mais mobilisent beaucoup de ressources et se prêtent mal au passage à l’échelle. « La gestion des espaces de travail a vite fait d’être pensée pour la direction, et les rêves et les envies des collaborateurs pour leur lieu de travail passent au second plan quand on les fait entrer de force dans des chiffres d’enquête. Howspace s’est imposé lorsque nous avons cherché des moyens numériques d’intégrer le point de vue des collaborateurs à la démarche, à grande échelle. C’est particulièrement important pour nous en tant que cabinet de conseil : la taille et le nombre de projets que nous menons en parallèle ont augmenté, mais nous voulons conserver la même ampleur et la même qualité d’implication », explique Antti Pitkänen.
Implication et transparence, les clés d’un changement durable
Conçus avec Howspace, les projets d’aménagement d’Agile Work réunissent tout ce qui concerne le projet dans un environnement sécurisé, une plateforme qui accueille l’ensemble des échanges liés au projet. « Travailler en numérique rend les processus transparents. Lorsque la discussion associe, en plus de la direction, un large éventail d’experts de l’organisation, la hiérarchie s’efface et la confiance grandit. Sur la plateforme, le changement et les décisions qui s’y rattachent sont visibles par tous en permanence, et pas seulement à quelques moments isolés. Nous ne croyons pas à un changement où l’on organise un atelier ou deux, suivis d’un long silence sans savoir si les idées communes ont avancé », explique Antti Pitkänen à propos de la méthode du cabinet.
Données qualitatives analysées par l’IA et gestion de projet côte à côte
Les outils classiques de gestion des espaces de travail se concentrent souvent sur la gestion de projet traditionnelle et le suivi budgétaire. Chez Agile Work, au-delà du partage de documents et de plans, l’animation du dialogue joue un rôle majeur dans les projets.
« Nous voulons élaborer des concepts d’espaces de travail selon une démarche où l’expérimentation et la recherche qualitative vont de pair avec les mesures chiffrées. Grâce aux outils d’intelligence artificielle de Howspace, nous pouvons extraire et analyser un grand nombre d’échanges entre collaborateurs. Nous disposons de bien d’autres outils pour apporter à nos démarches une dimension expérientielle, de la réalité virtuelle et des expériences visuelles. Howspace, c’est le point d’ancrage du projet : toutes les informations et tous les échanges se trouvent dans un espace de travail partagé, ouvert à toutes les parties prenantes. »
Un changement réussi : continu et accompagné
« Nous voulons qu’Agile Work fasse progresser le débat et les pratiques dans notre secteur, et cela se reflète dans notre façon de travailler. Nous utilisons aussi la plateforme, par exemple en ce moment, pendant la pandémie, pour organiser un temps d’échange virtuel et inclusif destiné à toute la communauté du facility management. Nos projets d’aménagement menés avec Howspace conviennent aux organisations qui ont un réel besoin de changement. Nous ne réalisons pas un projet sur un site pour ensuite considérer que notre travail est terminé. Nous voulons faire du changement un parcours continu et inclusif pour les organisations. La transformation d’un lieu de travail aboutit souvent à une rénovation ou à un déménagement, mais la démarche de changement et de développement ne s’arrête pas là », souligne Antti Pitkänen.
Agile Work est un partenaire officiel de Howspace et a déjà mené des démarches de changement animées en numérique pour de nombreux clients, dont Vaisala, TEK et Volkswagen.
