Généralités
Howspace Oy (numéro d’identification d’entreprise : 2153753-6) (« Howspace », « nous ») est susceptible de collecter et de traiter des données à caractère personnel des utilisateurs du site web et du service de Howspace dans le cadre de la fourniture de ses services. Howspace traite les données à caractère personnel collectées avec le soin requis et conformément à l’ensemble des lois et réglementations applicables, notamment, sans que cette liste soit limitative, le règlement (UE) 2016/679 (règlement général sur la protection des données), plus connu sous le nom de RGPD et ci-après dénommé « RGPD ».
Notre Politique de confidentialité explique quelles données nous traitons, comment nous les traitons et comment les personnes concernées peuvent exercer leurs droits (par exemple le droit d’opposition ou le droit d’accès).
La présente Politique de confidentialité constitue la description du fichier prévue par la loi finlandaise sur les données à caractère personnel (articles 10 et 24).
La présente Politique de confidentialité peut être mise à jour si nécessaire, notamment pour tenir compte de l’évolution des pratiques de traitement des données. Elle s’applique aux données à caractère personnel que Howspace traite en qualité de responsable du traitement dans le cadre de l’exécution de ses services.
La présente Politique de confidentialité couvre uniquement les traitements de données effectués par Howspace lorsque, et dans la mesure où, Howspace est responsable du traitement ou sous-traitant des données à caractère personnel au sens de la législation applicable en matière de protection des données. Elle ne traite pas des pratiques de tiers en matière de protection de la vie privée, dont nous ne sommes pas responsables. Veuillez noter que les données à caractère personnel saisies dans le service Howspace dans le cadre de l’utilisation du service par le client sont collectées par le client. Howspace n’a aucun contrôle sur ces données et les traite donc pour le compte du client, en qualité de sous-traitant. Dans ce cas, le client concerné est considéré comme le responsable du traitement de ces données à caractère personnel, et ces activités de traitement relèvent de la politique de confidentialité du client.
1 – COORDONNÉES DE HOWSPACE
Nom : Howspace Oy
Numéro d’identification au registre du commerce finlandais : 2153753-6
Adresse postale : Salomonkatu 17 A 43, 00100 Helsinki, Finlande
Adresse e-mail : privacy@howspace.com
Site web : www.howspace.com
2 – DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITÉES ET SOURCES DES DONNÉES
Howspace collecte deux types d’informations auprès des employés de ses clients et des autres utilisateurs des services et du site web de Howspace (les « Utilisateurs ») : (i) les Données utilisateur et (ii) les Données techniques. Bien que nous n’utilisions normalement pas les Données techniques pour identifier des personnes, il arrive que des personnes puissent être reconnues à partir de ces données. Dans ce cas, les Données techniques peuvent également être considérées comme des données à caractère personnel au sens de la législation applicable.
Howspace peut notamment collecter et traiter les Données utilisateur suivantes : (i) prénom et nom ; (ii) adresse ; (iii) numéro de téléphone ; (iv) adresse e-mail ; (v) enregistrements audio et vidéo de réunions en ligne, transcriptions de réunions, ainsi que résumés et actions à mener générés par l’IA ; (vi) autres données à caractère personnel fournies par les Utilisateurs eux-mêmes ; (vii) informations fournies par les Utilisateurs lorsqu’ils évaluent nos services ou donnent leur avis sur nos services ; (viii) autres données relatives aux Utilisateurs saisies dans le service par le client de Howspace ; (ix) préférences marketing et preuves de consentement ; et (x) coordonnées fournies par les Utilisateurs lorsqu’ils envoient une demande ou un bon de commande via la Howspace Marketplace.
Howspace collecte et traite les Données utilisateur uniquement dans le cadre de l’utilisation du service et du site web de Howspace.
Pour fournir son service, Howspace fait appel aux sous-traitants ultérieurs suivants au sens du RGPD.
Cookies
Howspace consacre une section distincte aux cookies sur son site web. Cliquez ici pour en savoir plus sur notre Politique en matière de cookies.
3 – FINALITÉS ET BASES LÉGALES DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Finalités
Howspace traite des données à caractère personnel pour plusieurs finalités :
Fournir nos services et exécuter nos obligations contractuelles
Howspace traite avant tout des données à caractère personnel pour pouvoir fournir ses services à ses clients et aux Utilisateurs, ainsi que pour gérer, maintenir et développer ses activités. Howspace utilise des données à caractère personnel pour exécuter ses obligations contractuelles, par exemple pour proposer les fonctionnalités essentielles du service et fournir des analyses et des rapports à ses clients. Si des Utilisateurs contactent notre service client, nous utilisons les informations fournies pour répondre à leurs questions ou traiter leurs réclamations. Cela inclut l’utilisation d’outils de productivité pour enregistrer et transcrire les appels avec des prospects et des clients, afin de garantir l’exactitude des comptes rendus, de générer des résumés de réunion et d’identifier les actions à mener.
Communication avec les clients
Howspace peut traiter des données à caractère personnel pour contacter ses clients et les Utilisateurs au sujet de ses services et pour les informer des modifications apportées à ses services et produits. Les données peuvent également être utilisées à des fins de recherche et d’analyse afin d’améliorer nos services et nos sites web.
Prospection commerciale et demandes d’avis
Howspace peut traiter des données à caractère personnel, telles que votre nom et votre adresse e-mail, pour vous envoyer des newsletters, des supports promotionnels et des informations sur de nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux produits. Nous pouvons également vous contacter de notre propre initiative pour vous demander votre avis, une évaluation ou votre participation à des enquêtes de satisfaction, afin de nous aider à améliorer nos services et l’expérience utilisateur.
Amélioration de la qualité et analyse des tendances
Howspace peut traiter des informations relatives à l’utilisation des services pour en améliorer la qualité, par exemple en analysant les tendances d’utilisation de nos services. Dans la mesure du possible, nous le faisons uniquement à partir de données agrégées ne permettant pas d’identifier les personnes.
Traitement des demandes effectuées sur la Marketplace
Howspace peut traiter vos coordonnées pour traiter les demandes effectuées via la Howspace Marketplace. En envoyant une demande concernant une Offre, vous consentez à ce que nous utilisions ces données pour donner suite à votre demande.
Bases légales du traitement
Howspace traite des données à caractère personnel pour exécuter ses obligations contractuelles envers ses clients et pour respecter ses obligations légales. Lorsque la législation applicable en matière de protection des données l’exige, nous nous fondons sur votre consentement explicite pour vous adresser des communications de prospection commerciale. Dans d’autres cas, par exemple lorsque nous communiquons avec des clients existants au sujet de services similaires ou lorsque nous leur demandons leur avis afin d’améliorer nos offres, nous traitons les données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime à promouvoir et à développer nos activités. Comme indiqué à la section 7, vous conservez à tout moment le droit de nous interdire d’utiliser vos données à caractère personnel à des fins de prospection commerciale.
4 – TRANSFERTS VERS DES PAYS SITUÉS HORS D’EUROPE
Nous faisons tout notre possible pour que les données à caractère personnel restent dans l’Espace économique européen. Dans certaines circonstances, par exemple lorsque nous faisons appel à des prestataires tiers pour fournir nos services et nous aider à exploiter efficacement nos activités, nous pouvons toutefois transférer des données à caractère personnel vers des pays situés hors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, nous garantissons une protection adéquate des transferts de données à caractère personnel au moyen d’un ensemble de contrats conclus avec nos prestataires sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne, ou au moyen d’autres garanties appropriées et disponibles, telles que le cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework).
5 – DESTINATAIRES
Au sein de l’organisation de Howspace, nous ne partageons des données à caractère personnel que si, et dans la mesure où, cela est raisonnablement nécessaire pour fournir et développer nos services. Nous ne partageons pas de données à caractère personnel avec des tiers extérieurs à l’organisation de Howspace, sauf dans l’un des cas suivants :
Lorsque cela est nécessaire aux finalités de la présente Politique de confidentialité
Dans la mesure où des tiers doivent accéder à des données à caractère personnel pour exécuter les services, Howspace a pris les mesures contractuelles et organisationnelles appropriées pour garantir que les données à caractère personnel sont traitées exclusivement aux fins précisées dans la présente Politique de confidentialité et conformément à l’ensemble des lois et réglementations applicables.
Pour des raisons juridiques
Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des tiers extérieurs à l’organisation de Howspace si nous estimons de bonne foi que l’accès à ces données et leur utilisation sont raisonnablement nécessaires pour : (i) respecter toute loi, réglementation et/ou décision de justice applicable ; (ii) détecter, prévenir ou traiter de toute autre manière une fraude ou un problème de sécurité ou d’ordre technique ; et/ou (iii) protéger les intérêts, les biens ou la sécurité de Howspace, de nos utilisateurs ou du public, conformément à la loi. Dans la mesure du possible, nous informerons les Utilisateurs de ce transfert et de ce traitement.
Pour d’autres motifs légitimes
Si Howspace est partie à une fusion, à une acquisition ou à une cession d’actifs, nous pouvons transférer des données à caractère personnel au tiers concerné. Nous continuerons toutefois à garantir la confidentialité de l’ensemble des données à caractère personnel. Lorsque les données à caractère personnel seront transférées ou deviendront soumises à une autre politique de confidentialité, nous en informerons tous les clients et Utilisateurs concernés dès que cela sera raisonnablement possible.
Avec un consentement explicite
Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des tiers extérieurs à l’organisation de Howspace pour des motifs autres que ceux mentionnés ci-dessus, lorsque nous disposons du consentement explicite de la personne concernée. Cela inclut le partage des coordonnées fournies dans les formulaires de demande de la Marketplace avec des Partenaires tiers externes, dans le seul but de donner suite à une demande portant sur une Offre tierce. La personne concernée a le droit de retirer ce consentement à tout moment.
6 – DURÉE DE CONSERVATION
Howspace ne conserve pas les données à caractère personnel plus longtemps que ce qui est légalement autorisé et nécessaire à la fourniture des services. La durée de conservation dépend de la nature des informations et des finalités du traitement. La durée maximale peut donc varier selon l’usage. En règle générale, Howspace supprime toutes les données à caractère personnel des Utilisateurs dans un délai raisonnable après la fin de la relation client concernée, ou lorsque l’Utilisateur n’utilise plus les services fournis par Howspace.
Conservation des données de prospection et d’avis
Pour les données à caractère personnel traitées à des fins de prospection commerciale et de recueil d’avis, nous conservons vos coordonnées tant que nous avons un intérêt légitime à vous contacter ou jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement (désinscription). Si vous choisissez de vous désinscrire ou de vous opposer à la prospection commerciale, nous n’utiliserons plus vos données à ces fins. Nous conserverons toutefois le minimum d’informations nécessaires, comme votre adresse e-mail, sur une « liste d’exclusion » à accès restreint, afin que votre demande de désinscription soit respectée à l’avenir et que vous ne receviez pas de communications non souhaitées.
7 – DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
Droit d’accès
Howspace permet aux personnes concernées d’accéder aux données à caractère personnel qu’elle traite. Concrètement, la personne concernée peut nous contacter et nous l’informerons des données à caractère personnel que nous avons collectées et traitées à son sujet depuis le 1er janvier 2022, ainsi que des finalités pour lesquelles ces données sont utilisées. Vous trouverez notre procédure et notre formulaire de demande d’accès en suivant ce lien.
Droit de rectification
Les personnes concernées ont le droit d’obtenir la rectification ou le complément des données à caractère personnel inexactes ou imprécises, incomplètes, obsolètes ou superflues que nous détenons à leur sujet.
Droit à l’effacement
Les personnes concernées peuvent exiger que nous effacions leurs données à caractère personnel de nos systèmes. Nous donnerons suite à ces demandes, sauf si nous disposons d’un motif légitime de ne pas supprimer les données. Après l’effacement des données, il se peut que nous ne puissions pas supprimer immédiatement toutes les copies résiduelles de nos serveurs actifs et de nos systèmes de sauvegarde. Ces copies seront effacées dès que cela sera raisonnablement possible.
Droit à la limitation du traitement
Les personnes concernées ont le droit d’obtenir de notre part la limitation du traitement lorsque l’une des situations suivantes s’applique :
1. L’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée.
2. Le traitement est illicite et la personne concernée s’oppose à l’effacement des données à caractère personnel et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
3. Nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement, mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
4. La personne concernée s’est opposée au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis prévalent sur ceux de la personne concernée.
Obligation de notification en ce qui concerne la rectification ou l’effacement des données à caractère personnel ou la limitation du traitement
Nous notifierons toute rectification ou tout effacement de données à caractère personnel, ou toute limitation du traitement, à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.
Droit d’opposition
Les personnes concernées peuvent s’opposer à l’utilisation de leurs données à caractère personnel lorsque ces données sont traitées à des fins autres que celles nécessaires à l’exécution de nos services ou au respect d’une obligation légale. Les personnes concernées peuvent également s’opposer à tout traitement ultérieur de leurs données à caractère personnel après avoir donné leur consentement. Si une personne concernée s’oppose à la poursuite du traitement de ses données à caractère personnel, ses possibilités d’utiliser nos services peuvent s’en trouver réduites.
Les personnes concernées ont le droit de nous interdire à tout moment d’utiliser leurs données à caractère personnel à des fins de prospection commerciale, d’études de marché et de profilage. Vous pouvez exercer ce droit en cliquant sur le lien « se désinscrire » figurant en bas de nos e-mails marketing, ou en nous contactant aux adresses indiquées ci-dessus.
Droit à la portabilité des données
Les personnes concernées ont le droit de recevoir de notre part leurs données à caractère personnel dans un format structuré et couramment utilisé.
Décision individuelle automatisée, y compris le profilage
La personne concernée a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire, sauf si cette décision :
– est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat ;
– est autorisée par le droit de l’Union ou le droit de l’État membre auquel nous sommes soumis et qui prévoit également des mesures appropriées pour la sauvegarde des droits et libertés et des intérêts légitimes de la personne concernée ; ou
– est fondée sur le consentement explicite de la personne concernée.
Comment exercer ces droits
Ces droits peuvent être exercés en nous adressant un courrier ou un e-mail aux adresses indiquées ci-dessus, en précisant les informations suivantes : nom et numéro de téléphone. Nous pouvons demander des informations complémentaires nécessaires pour confirmer l’identité de la personne concernée. Nous pouvons refuser les demandes excessives, manifestement infondées ou présentant un caractère répétitif déraisonnable. Veuillez noter que, pour certaines données à caractère personnel, Howspace peut agir en qualité de sous-traitant, de sorte que les demandes et questions devront éventuellement être adressées au responsable du traitement. Si la personne concernée estime que nos activités de traitement de données à caractère personnel ne sont pas conformes à la législation applicable en matière de protection des données, elle peut introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle locale compétente en matière de protection des données. Veuillez noter que cette procédure formelle n’est pas nécessaire pour vous désinscrire des e-mails de prospection commerciale : il vous suffit d’utiliser le lien automatique « se désinscrire » figurant dans nos communications marketing.
8 – SÉCURITÉ DE L’INFORMATION
Nous prenons toutes les mesures de sécurité raisonnables et appropriées pour protéger Howspace et nos clients contre tout accès non autorisé aux données à caractère personnel que nous détenons, ainsi que contre toute modification, divulgation ou destruction non autorisée de ces données. Ces mesures comprennent, le cas échéant, le chiffrement, des pare-feu, des installations sécurisées et des systèmes de gestion des droits d’accès. Si, malgré ces mesures de sécurité, une violation de sécurité susceptible d’avoir des conséquences négatives sur la vie privée se produisait, nous en informerions les Utilisateurs, les personnes concernées et les clients touchés dès que cela serait raisonnablement possible.
9 – IA & AUTOMATISATION
Howspace utilise des outils fondés sur l’IA pour aider son équipe à transcrire et à résumer les réunions et à en consigner les actions à mener.
Lorsque vous interagissez avec nos outils de réunion assistés par l’IA, vous en êtes informé par un participant « preneur de notes » visible et/ou par une annonce orale.
Les résumés générés par l’IA servent à aider nos employés, mais font l’objet d’une vérification humaine. Nous n’utilisons pas l’IA pour prendre des décisions automatisées produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs à l’égard des personnes.
Nous interdisons contractuellement à nos sous-traitants ultérieurs en matière d’IA d’utiliser vos données à caractère personnel ou les enregistrements de réunions pour entraîner un quelconque modèle d’IA. Les données sont traitées uniquement pour fournir à Howspace le service de transcription et de résumé.
Les fonctionnalités d’IA de la plateforme Howspace elle-même (comme la synthèse, les prompts, la création de cartes mentales et la génération de transcriptions) sont régies par la section 5 de notre annexe Confiance et sécurité (Trust & Security Annex) et décrites sur notre Trust Center. Le contenu client traité au moyen de ces fonctionnalités n’est pas utilisé pour entraîner des modèles d’IA, et il est contractuellement interdit au sous-traitant ultérieur qui fournit l’IA sous-jacente de le faire.
10 – CHAMP D’APPLICATION ET MODIFICATIONS
La présente Politique de confidentialité s’applique à toutes les données à caractère personnel dont Howspace est responsable du traitement. Elle est publiée en anglais. Notre Politique de confidentialité peut être modifiée de temps à autre. La version en vigueur est disponible sur ce site web (www.howspace.com/privacy-policy). Nous n’apporterons pas de modification substantielle à la présente Politique de confidentialité et ne restreindrons pas les droits que les personnes concernées tirent de celle-ci sans notification préalable.