Accepter le changement et ouvrir la voie à la formation de demain

Comme tous les organismes de formation, Optimé International n’avait pas de mode d’emploi pour passer à la formation à distance lorsque le COVID-19 a bouleversé nos vies. 

« Il y a un an, notre monde a été profondément bouleversé, et nous étions en pleine phase de tâtonnement », raconte Allen Bessel, Senior Vice President of Client Experience chez Optimé International. « Mais ce que nous avons construit chez Optimé est meilleur que ce que nous avons laissé derrière nous, et Howspace a joué un rôle essentiel dans cette transformation. »

En renonçant aux méthodes de formation traditionnelles et en travaillant avec Howspace, Optimé n’a pas seulement surmonté les bouleversements provoqués par le COVID-19 : elle prospère avec cette nouvelle façon de travailler.

Deux enseignements sur l’animation numérique

Avant le COVID-19, Optimé animait surtout des formations en présentiel, avec des groupes de 40 à 300 personnes. Le principal défi : préserver en ligne la « magie » de ces expériences d’apprentissage en présentiel. 

« Nous savions que notre façon d’animer une formation en salle ne fonctionnerait pas de la même manière en ligne », explique Allen. 

Pour relever ce défi, Optimé a inscrit tous ses animateurs à un programme de formation à l’animation à distance, dont ils ont tiré deux enseignements précieux :

Travailler avec un producteur

« Aujourd’hui, nous travaillons tous avec un producteur lorsque nous animons en ligne. En tant qu’animateur, je peux ainsi garder l’attention de tout le monde pendant que quelqu’un d’autre règle les éventuels problèmes techniques des participants. Je peux rester concentré sur l’engagement des apprenants », explique Allen. 

Adopter une approche d’apprentissage mixte

Optimé a appris à combiner apprentissage asynchrone, c’est-à-dire en autonomie, et apprentissage synchrone, c’est-à-dire le temps passé en direct avec les apprenants. 

L’équipe a donc revu l’ensemble de ses contenus : deux journées de huit heures ont été condensées en cinq sessions de classe virtuelle de 90 minutes, en petits groupes de 20 à 24 personnes. Les programmes d’une journée ont été restructurés en trois sessions de 90 minutes. 

En repensant ses contenus de formation, Optimé a défini des principes de conception pour guider son travail. 

Les principes de conception d’Optimé pour l’apprentissage virtuel

Placer l’apprenant au premier plan

Placez l’apprenant au cœur de toutes vos décisions et tenez compte de ses besoins et de ses disponibilités. Posez-vous la question : comment l’apprenant va-t-il vivre cette expérience ? Par exemple, si vous animiez des formations d’une journée entière avant le COVID-19, comme Optimé, demandez-vous ce que ressentiraient les participants devant un écran pendant six ou huit heures. 

« Nous sommes passés de présentations conçues pour enseigner à des tableaux blancs presque vides, qui nous servent à mieux favoriser l’apprentissage. »

« En formation à distance, il s’agissait pour moi de parler moins et d’animer davantage », explique Allen. « Tous nos supports de présentation ont dû changer. Nous sommes passés de présentations conçues pour enseigner à des tableaux blancs presque vides, qui nous servent à mieux favoriser l’apprentissage. »

Allen poursuit : « Nous avons dû être impitoyables dans la refonte des contenus. Nous avons retiré certains de nos éléments préférés pour nous concentrer sur ce que les apprenants devaient savoir pour appliquer rapidement les concepts sur le terrain. En pensant à la valeur que nous apportions aux clients, il est devenu beaucoup plus simple de décider ce qu’on gardait et ce qu’on retirait. »

Un ou deux objectifs d’apprentissage par module

Optimé a limité chaque module de formation de 90 minutes à un ou deux objectifs d’apprentissage essentiels. « Nous avions tendance à vouloir caser le plus de valeur possible dans une session. Mais en faisant cela, nous diluions en réalité tout ce que nous faisions », explique Allen. 

L’équipe a gardé le cap, avec des intentions nettes et précises sur ce que les apprenants devaient retenir de ces modules. Et tous les animateurs s’attachent à rendre la formation utile et parlante pour les participants. 

Trois temps par module 

Optimé utilise Howspace pour proposer un apprentissage asynchrone avant et après ses sessions virtuelles en direct de 90 minutes. Le travail asynchrone demandé aux participants ne prend qu’une trentaine de minutes. 

Temps 1) Avant la classe virtuelle, les animateurs mettent à disposition des théories et des modèles que les participants lisent quand ils le souhaitent.

Temps 2) Le temps en classe virtuelle est consacré à mettre ces théories en pratique, à en discuter et à les remettre en question, un travail qui se fait le mieux en direct.

Temps 3) Après la session en direct, les animateurs utilisent de nouveau Howspace pour partager des outils et des exercices pratiques que les participants peuvent appliquer sur le terrain. 

« Grâce aux échanges entre pairs, Howspace est devenu un prolongement de l’apprentissage, avant comme après les sessions en classe », résume Allen. 

Une activité toutes les trois à cinq minutes 

Pour susciter un réel engagement à distance, faites participer activement vos apprenants plutôt que de les laisser écouter passivement. Demandez-leur par exemple de lever la main, de répondre à un sondage, de partager quelque chose dans le chat ou de rejoindre un sous-groupe. 

« Vous les mobilisez physiquement. Les participants se sentent bien plus acteurs de l’apprentissage lorsque vous leur demandez de contribuer de différentes façons », explique Allen. 

Apprendre à apprendre en ligne 

Pour aider les personnes peu familières avec la technologie à se sentir plus à l’aise en formation, Optimé a organisé des sessions intitulées « Apprendre à apprendre en ligne », pour son équipe comme pour ses clients. Ces sessions présentaient les différences entre la salle de formation et la classe virtuelle, la façon dont les apprenants étaient invités à participer et les outils à utiliser. 

Un an après le passage à la formation à distance, Optimé n’a plus besoin d’organiser ces sessions. Mais lorsque l’équipe rencontre des participants qui n’ont jamais suivi de classe virtuelle, elle intègre simplement davantage de consignes au fil des exercices. 

VIDÉO : Allen montre, à partir d’un exemple, comment il a conçu l’expérience apprenant chez Optimé. 

Libérer l’imagination et faire évoluer les mentalités

Pour Optimé, changer de regard sur la formation à distance a été difficile, mais absolument essentiel. 

« Il nous a fallu beaucoup d’efforts pour nous défaire de nos idées toutes faites : à quoi doit ressembler une formation, ce que l’on doit ressentir en apprenant, comment tout cela doit être proposé. Nous avons tout mis de côté en discutant avec d’autres experts de ce que cela pouvait devenir. Et quand nous avons commencé à voir ce que Howspace nous permettait de faire, notre imagination s’est libérée », explique Allen. 

En restant curieuse et en échangeant avec les experts de l’animation numérique de Howspace, Optimé a pu dépasser les méthodes traditionnelles et proposer des formations remarquables. 

« Il n’y a rien que je puisse faire en formation présentielle que je ne puisse pas faire à distance, et dans certains cas, c’est même plus efficace. »

Le conseil d’Allen aux organisations encore en phase de tâtonnement ? 

« Interrogez votre regard : qu’essayez-vous d’accomplir ? Cherchez-vous à remplacer ce que vous faisiez en salle, ou à faire la même chose, mais autrement ? Aujourd’hui, je suis convaincu qu’il n’y a rien que je puisse faire en formation présentielle que je ne puisse pas faire à distance, et dans certains cas, c’est même plus efficace. »

Par exemple, Optimé a animé dans Howspace des sessions d’apprentissage expérientiel inspirées des simulations de vente qu’elle proposait en présentiel : les commerciaux préparaient un scénario tiré de leur travail réel, puis recevaient les retours de leurs managers. « Avec Howspace, c’était encore plus facile qu’en salle de réunion. Très simple, beaucoup moins perturbant, plus rapide à mettre en place et moins coûteux », explique Allen. 

Les bénéfices de Howspace pour l’apprentissage mixte à distance

Un engagement plus fort 

Allen résume les bénéfices du passage de formations présentielles d’une journée à un modèle d’apprentissage mixte : « L’engagement est plus fort et les participants ne sont pas épuisés en fin de journée. Nous travaillons en plus petits groupes, ce qui me permet de nouer de meilleures relations avec eux tout au long de la formation. Tout le monde est pleinement présent, et l’expérience paraît plus complète et plus gratifiante pour tous les apprenants qu’à l’époque où nous réunissions 70 personnes dans une salle de conférence. » 

« L’expérience paraît plus complète et plus gratifiante pour tous les apprenants qu’à l’époque où nous réunissions 70 personnes dans une salle de conférence. » 

Marty Blake, Chief Operating Officer chez Optimé, explique que l’équipe s’est d’abord demandé comment engager efficacement les apprenants et leur permettre de mettre en pratique ce qu’ils apprenaient en peu de temps. « Howspace a été un élément essentiel de la réponse : nous l’utilisons pour transmettre des connaissances, mais aussi pour favoriser l’engagement. »

Pour obtenir ces bénéfices, il est important que les animateurs indiquent clairement aux participants ce que l’on attend d’eux. Les participants sont invités à garder leur caméra allumée pour mieux interagir avec les autres apprenants. Ils sont aussi invités à éviter les distractions en rangeant leur téléphone et en ne consultant pas leurs e-mails pendant les sessions. 

« Nous recueillons les retours des apprenants au fil de l’eau, et la grande majorité, jusqu’à 80 à 90 %, adhère à l’apprentissage à distance. Personne ne regrette l’époque des salles de formation, et je pense que Howspace y contribue largement », explique Allen. 

S’adapter à tous les styles d’apprentissage 

« Ce qui est formidable avec le distanciel, c’est que tous les styles d’apprentissage ont désormais les mêmes chances de participer », souligne Allen. 

Chez Optimé, des participants dont on ne l’attendait pas se sont exprimés ouvertement dans Howspace. 

« Il y a quelque chose dans l’espace de travail Howspace qui met les gens en confiance pour contribuer », observe Marty. 

Selon Allen, il y a deux raisons à cela :

1. Les participants ne sont pas pris au dépourvu ni obligés de répondre sans préparation : ils peuvent écrire ou enregistrer une contribution avec laquelle ils se sentent à l’aise.
2. Les participants choisissent leur façon de contribuer. Ils n’ont pas à prendre la parole devant tous leurs pairs, mais peuvent écrire dans Howspace. 

« La qualité et la profondeur des échanges dépassent de loin ce que nous avions le temps de faire en salle, et ce que les gens étaient prêts à partager », explique Allen. 

Adapter la formation en cours de route

Autre atout majeur de Howspace : il permet à Optimé d’ajuster son animation sur le moment. 

« Howspace n’a pas seulement simplifié nos formations, il les a rendues bien plus efficaces, car il permet d’apporter beaucoup de contenus juste au moment où les apprenants en ont besoin. »

Allen explique : « Si une session déborde et que vous ne pouvez pas tout aborder, ou qu’un sujet imprévu surgit, vous pouvez ajouter ces informations dans Howspace et les transmettre aux participants juste après la session. Nous n’avons plus de délais de production, nous n’imprimons plus de manuels à préparer à l’avance. Howspace n’a pas seulement simplifié nos formations, il les a rendues bien plus efficaces, car il permet d’apporter beaucoup de contenus juste au moment où les apprenants en ont besoin. » 

Avec Howspace, Optimé se concentre sur ce qu’elle fait de mieux 

L’objectif ultime d’Optimé : développer des talents commerciaux d’exception. Et en travaillant avec Howspace, l’entreprise a le sentiment de poursuivre le même objectif. « On a l’impression de travailler ensemble plutôt que de leur acheter quelque chose, de viser le même résultat », souligne Marty.

Marty poursuit : « Nous ne sommes pas une entreprise technologique, nous n’avons pas d’équipe de développeurs en interne, et nous n’en voulons pas, car ce n’est pas notre cœur de métier, et nous voulons rester concentrés sur ce que nous savons faire de mieux. Howspace nous a offert un moyen très fonctionnel et simple de construire notre propre style de formation, de partir d’un outil et de nous l’approprier à bien des égards. »

Optimé fait partie des plus de 160 partenaires passionnés avec lesquels Howspace travaille, autour d’un objectif commun : mieux mobiliser les personnes.