De uitdaging
Posten Norge stond voor een aantal grote uitdagingen:
De oplossing
Om deze uitdagingen aan te pakken, werkte Posten Norge samen met Implement Consulting Group. Op het Howspace-platform zetten ze een leiderschapsprogramma voor het hele bedrijf op, met deze belangrijkste onderdelen:
De resultaten
Het leiderschapsprogramma dat Posten Norge met ondersteuning van Howspace uitrolde, leverde een aantal duidelijke resultaten op:
We hebben het waarschijnlijk allemaal gemerkt: de postsector en de logistiek maken de laatste jaren de ene verandering na de andere door. Er wordt steeds minder fysieke post verstuurd, maar de bezorgplicht blijft bestaan, waardoor de verhouding tussen kosten en opbrengsten verslechtert. Pakketbezorging groeit daarentegen sterk door de opmars van e-commerce.
Posten Norge Group is een Noordse post- en logistiekgroep met als visie “We maken het dagelijks leven eenvoudiger en de wereld kleiner”. Het bedrijf wil vernieuwend en vooruitstrevend blijven, zag deze ontwikkeling niet als probleem maar als kans en besloot zijn strategie te vernieuwen. Kort samengevat richt de nieuwe strategie zich op drie gebieden:
- De klant centraal. Dat betekent: de beste klantervaring bieden, de aantrekkelijkste diensten in de sector leveren en de beste zijn in bezorging in stedelijke gebieden.
- Voorop in technologie en innovatie. Dat betekent: de meest innovatieve logistieke dienstverlener zijn, een datagedreven bedrijf opbouwen dat vernieuwt op basis van inzicht en technologie, en een aantrekkelijke werkgever zijn die draait op vakmanschap en competenties.
- De beste in duurzame waardecreatie. Dat betekent: de groenste logistieke dienstverlener zijn, een verantwoordelijke maatschappelijke speler en werkgever, en een efficiënte kostenstructuur neerzetten die bijdraagt aan waardecreatie op de lange termijn.
Posten Norge Group wist echter ook dat een sterke strategie weinig voorstelt als de hele organisatie die niet volledig begrijpt en uitvoert. Daarom besloot het bedrijf een leiderschapsprogramma voor de hele organisatie te starten. Implement Consulting Group werd gekozen om samen met Posten Norge Group een krachtig programma te bedenken, te ontwerpen en uit te voeren. Projectleider bij Posten Norge Group was Eli Drægalid Andersen, en zij en haar team werkten nauw samen met de consultants onder leiding van Cathrine Foss Stene. Eli is een zeer ervaren organisatiepsycholoog met een achtergrond in consultancy en HR. Cathrine is expert in organisatieontwikkeling en managementadvies, en een groot voorstander van onze tool Howspace.
“Als consultant vond ik het heel inspirerend dat Posten Norge Group echt in zijn leidinggevenden wilde investeren, juist op een moment dat de uitdagingen in de sector makkelijk een reden hadden kunnen zijn om op zaken als training te bezuinigen. Dat vind ik moedig”, zegt Cathrine.
Posten Norge Group is een groot bedrijf met zo'n 13.000 medewerkers, terminals op 38 locaties en 7.000 distributiepunten in de Noordse landen. Er werken 750 leidinggevenden op alle niveaus, van de directie tot de managers die teams van chauffeurs en terminalmedewerkers aansturen. Het leiderschapsprogramma moest zo worden opgezet dat het voor al die leidinggevenden relevant en toepasbaar was.
Feedback van collega's en prioriteiten stellen als basis
Toen het leiderschapsprogramma in het najaar van 2019 van start ging, bestond het uit verschillende onderdelen die naast elkaar liepen. Er waren fysieke summits waar 250 mensen tegelijk samenkwamen, een dataplatform met webinars, tools, artikelen en andere bronnen, en daarnaast wat Cathrine LeadershipLABs noemt, plus werkvormen voor gedragssprints. Op de fysieke summits na liep alles vanaf het begin in Howspace. Asynchrone functies zoals polls en reactiemogelijkheden hielden het proces gaande.
“Het doel van de gedragssprints is je gedrag te versterken of te veranderen. Voor een sprint stelt elke deelnemer zichzelf een doel: welk gedrag wil je versterken of veranderen? Daar bouw je een vast ritueel omheen, gekoppeld aan een situatie of een tijdstip. Wil je bijvoorbeeld beter worden in het vragen en ontvangen van feedback van je team, dan denk je elke ochtend 5 tot 7 minuten na over hoe je vandaag het grootste verschil kunt maken om dat doel te bereiken. Aan het eind van de dag sta je nog eens 5 tot 7 minuten stil bij hoe het ging, en WAAROM”, legt Eli uit.
Howspace biedt de structuur voor de sprint, die begint met een formulier waarin je je doel uitwerkt. Een sprint duurt 60 dagen, omdat het ongeveer zo lang duurt voordat een nieuw ritueel een gewoonte wordt waar je niet meer bewust mee bezig hoeft te zijn. Daarna wordt het nog 30 dagen gevolgd, zodat het ook echt beklijft.
“Je kunt elke 60 dagen een nieuwe sprint starten, dus je kunt in een jaar zes dingen aan je gedrag veranderen. Dat is veel, als je terugkijkt en ziet dat je al die veranderingen echt hebt doorgevoerd en dat ze blijvend zijn”, zegt Eli.
De LeadershipLAB-groepen zijn leergroepen van 5 tot 6 mensen. Ze hebben hun eigen besloten omgeving in Howspace, waar ze delen wat ze leren, elkaar vragen stellen en de resultaten van hun sprints uitwisselen.
Een vernieuwende aanpak die resultaat oplevert
De eerste fysieke summits vonden plaats in januari 2020. Zoals we allemaal weten, werd samenkomen in grote groepen kort daarna overal onmogelijk. Vanaf dat moment werden ook de summits met 250 deelnemers naar Howspace verplaatst. Door die snelle overstap naar digitale summits schoof de summit van mei op naar november. Verder ging alles gewoon volgens plan door.
Cathrine noemt Howspace het fundament waarop het hele programma rust.
“Er zijn zoveel functies waardoor alles echt moeiteloos ging. We boden de 750 leidinggevenden bijvoorbeeld een ruime keuze aan webinars, over onderwerpen als coaching, virtueel samenwerken, verandermanagement en energiemanagement. De HR-collega's die normaal de inschrijvingen regelen, waren blij verrast door hoe makkelijk mensen zich in Howspace voor webinars konden aanmelden. Iedereen schrijft zich zelf in, dus je hoeft niet te stoeien met spreadsheets.”
Eli en Cathrine waren ook erg te spreken over de geïntegreerde videovergaderfunctie van Whereby.
“Tijdens een webinar of digitale training steeds van het ene systeem naar het andere springen, is behoorlijk vermoeiend. Het helpt echt om alles op één plek te hebben. De documentatie trouwens ook! Die blijft gewoon staan, en je kunt altijd teruggaan om iets na te lezen.”
“Het helpt echt om alles op één plek te hebben.”
Een nieuw soort betrokkenheid en vertrouwen
Op het moment van schrijven loopt het programma nog. De laatste sprints eindigen later in 2021. Eli verwacht echter dat de LeadershipLABs ook daarna op eigen kracht doorgaan. Facilitatie is dan niet meer nodig, omdat de deelnemers zich zelf aan hun gezamenlijke leerinitiatief hebben verbonden.
Terwijl de training liep, kwam COVID-19, wat de logistieke sector opnieuw flink op zijn kop zette. De vraag naar bezorgdiensten bereikte een ongekende piek toen mensen massaal online gingen winkelen.
Voor Posten en Bring is het leiderschapsprogramma daardoor alleen maar belangrijker geworden.
Cathrine ziet dat de digitale summits, de labgroepen en de andere interacties in het programma niet alleen individueel gedrag hebben veranderd. Ze hebben ook gezorgd voor meer vertrouwen tussen managers uit verschillende delen van de organisatie.
“Het is duidelijk gewoner geworden om elkaar te benaderen met een voorstel of een hulpvraag. En dat hangt samen met de impact van COVID: dankzij het lopende leiderschapsprogramma konden Posten en Bring hun leidinggevenden meenemen in dit enorme veranderproces. Daardoor zijn ze beter toegerust om de gigantische volumes te verwerken die nu binnenkomen.”
Het laat goed zien hoe het juiste leiderschapsprogramma de bedrijfsstrategie niet alleen vertaalt naar dagelijks handelen, maar de organisatie ook helpt zich aan te passen als de buitenwereld snel en ingrijpend verandert.
Tot slot benadrukt Cathrine het belang van continuïteit.
“Leiderschapstrajecten worden soms gezien als een reeks losse momenten: je hebt de voorbereiding, het evenement zelf en het vervolg. Wat we hier echt wilden neerzetten, was een traject dat naadloos aansluit op je werk en je dagelijks leven. Een platform als Howspace om dat traject te faciliteren, is daarbij absoluut onmisbaar.”
“Wat we hier echt wilden neerzetten, was een traject dat naadloos aansluit op je werk en je dagelijks leven. Een platform als Howspace om dat traject te faciliteren, is daarbij absoluut onmisbaar.”
