Posten Norge vahvisti 750 johtajaansa vertaisoppimisen avulla keskellä digitaalista murrosta

Olemme varmasti kaikki huomanneet, että postipalvelut ja logistiikka-ala ovat käyneet viime vuosina läpi monenlaisia muutoksia. Kirjepostin määrä on vähentynyt, mutta jakeluvelvoitteet ovat pysyneet ennallaan, joten kustannusten ja tuottojen suhde on heikentynyt. Samaan aikaan pakettipalvelujen kysyntä on kasvanut verkkokaupan yleistyessä.

Posten Norge Group on pohjoismainen posti- ja logistiikkakonserni, jonka visio on ”Teemme arjesta helpompaa ja maailmasta pienemmän”. Uudistumishaluinen ja edistyksellinen konserni näki tilanteen ennemmin mahdollisuutena kuin haasteena ja päätti uudistaa strategiansa. Tiivistettynä uusi strategia keskittyy kolmeen alueeseen:

1. Asiakas keskiöön. Tavoitteena on olla paras asiakaskokemuksessa, tarjota alan houkuttelevimmat palvelut ja olla paras jakelija kaupunkialueilla.
2. Teknologian ja innovaatioiden kärjessä. Tavoitteena on olla logistiikka-alan innovatiivisin toimija, kehittää dataohjattua liiketoimintaa, joka uudistuu tiedon ja teknologian avulla, sekä olla osaamiseen panostava ja houkutteleva työnantaja.
3. Paras kestävässä arvonluonnissa. Tavoitteena on olla alan vihrein logistiikkayhtiö sekä vastuullinen yhteiskunnan jäsen ja työnantaja ja rakentaa tehokas kustannusrakenne, joka tukee arvonluontia pitkällä aikavälillä.

Posten Norge Group tiesi kuitenkin, että hienokaan strategia ei merkitse paljon, ellei koko organisaatio ymmärrä sitä ja vie sitä käytäntöön. Siksi konserni päätti käynnistää koko yhtiön kattavan johtamiskoulutusohjelman. Implement Consulting Group valittiin ideoimaan, suunnittelemaan ja toteuttamaan vaikuttava ohjelma yhdessä Posten Norge Groupin kanssa. Posten Norge Groupin puolelta projektia veti Eli Drægalid Andersen, joka teki tiimeineen tiivistä yhteistyötä konsulttien kanssa. Konsulttitiimiä johti Cathrine Foss Stene. Eli on hyvin kokenut organisaatiopsykologi, jolla on tausta konsultoinnissa ja HR:ssä. Cathrine on organisaatioiden kehittämisen ja liikkeenjohdon konsultoinnin asiantuntija ja Howspacen vankkumaton puolestapuhuja.

”Konsulttina minua inspiroi suuresti se, että Posten Norge Group halusi todella panostaa johtajiinsa aikana, jolloin alan haasteet olisivat helposti voineet saada sen säästämään juuri koulutuksen kaltaisista asioista. Pidän sitä rohkeana”, Cathrine sanoo.

Posten Norge Group on suuri yritys: sillä on noin 13 000 työntekijää, terminaalit 38 paikkakunnalla ja 7 000 jakelupistettä Pohjoismaissa. Yhtiössä työskentelee 750 johtajaa kaikilla tasoilla ylimmästä johdosta kuljettajien ja terminaalityöntekijöiden tiimejä vetäviin esihenkilöihin. Johtamisohjelma piti suunnitella niin, että se olisi merkityksellinen ja sovellettavissa kaikille johtajille.

Vertaispalaute ja priorisointi ytimessä

Kun johtamisohjelma käynnistyi syksyllä 2019, se koostui useista rinnakkaisista osista. Niihin kuului fyysisiä summit-tapaamisia, joihin kokoontui kerralla 250 henkeä, pääsy webinaareja, työkaluja, artikkeleita ja muita materiaaleja sisältävälle tietoalustalle sekä Cathrinen LeadershipLABeiksi kutsumat ryhmät ja käyttäytymissprinttien mallit. Fyysisiä tapaamisia lukuun ottamatta kaikki toteutettiin alusta asti Howspacessa. Prosessia pidettiin käynnissä ajasta riippumattomilla toiminnoilla, kuten kyselyillä ja kommentoinnilla.

”Käyttäytymissprintin tarkoitus on vahvistaa tai muuttaa omaa toimintaa. Jokainen osallistuja asettaa sprintille itselleen tavoitteen eli päättää, minkä toimintatavan hän haluaa vahvistaa tai muuttaa, ja luo sen ympärille tilanteeseen tai aikaan sidotun rutiinin. Jos haluat esimerkiksi oppia pyytämään ja vastaanottamaan palautetta tiimiltäsi paremmin, käytät joka aamu 5–7 minuuttia sen miettimiseen, millä voisit tänään edistää tavoitettasi eniten. Päivän päätteeksi käytät toiset 5–7 minuuttia sen pohtimiseen, miten meni ja MIKSI”, Eli kuvailee.

Howspace antaa sprintille rakenteen, ja sprintti alkaa lomakkeella, johon oma tavoite kirjataan. Sprintti kestää 60 päivää, koska suunnilleen niin kauan kestää, että uudesta rutiinista tulee tapa, joka ei enää vaadi tietoista ponnistelua. Sen jälkeen tapaa seurataan vielä 30 päivää, jotta se varmasti juurtuu.

”Uuden sprintin voi aloittaa 60 päivän välein, eli vuodessa voi tehdä kuusi muutosta omaan toimintaansa. Se on paljon, jos voi jälkikäteen todeta tehneensä kaikki nämä muutokset ja huomata, että ne ovat jääneet pysyviksi”, Eli sanoo.

LeadershipLAB-ryhmät puolestaan ovat 5–6 hengen oppimisryhmiä. Niillä on Howspacessa oma suljettu tilansa, jossa ryhmäläiset voivat jakaa oppimaansa, kysyä toisiltaan ja kertoa sprinttiensä tuloksista.

Innovatiivinen lähestymistapa tuotti tuloksia

Ensimmäiset fyysiset summit-tapaamiset järjestettiin tammikuussa 2020, ja kuten tiedämme, suuret kokoontumiset kävivät pian sen jälkeen mahdottomiksi kaikkialla. Siinä vaiheessa myös 250 hengen tapaamiset siirrettiin Howspaceen. Nopea siirtymä digitaalisiin tapaamisiin tarkoitti, että summit lykkääntyi toukokuusta marraskuuhun. Muuten kaikki eteni suunnitellusti.

Cathrine kuvaa Howspacea perustaksi, jonka varaan koko ohjelma rakentuu.

”Monet toiminnot tekivät asioista todella vaivattomia. Tarjosimme 750 johtajalle valittavaksi joukon webinaareja, joiden aiheita olivat muun muassa coaching, virtuaalinen yhteistyö, muutosjohtaminen ja energianhallinta. HR:ssä, jossa ilmoittautumiset yleensä hoidetaan, ilahduttiin siitä, miten helposti webinaareihin pystyi ilmoittautumaan Howspacessa. Ilmoittautuminen hoituu itsepalveluna, joten taulukoiden kanssa ei tarvitse askarrella.”

Eli ja Cathrine kiittelivät myös Wherebyn tarjoamaa integroitua videoneuvottelua.

”Järjestelmästä toiseen hyppiminen on webinaarin tai digitaalisen koulutuksen aikana aika uuvuttavaa. On todella helpottavaa, kun kaikki on samassa paikassa. Myös dokumentaatio! Se säilyy tallessa, ja siihen voi aina palata halutessaan.”

”On todella helpottavaa, kun kaikki on samassa paikassa.” 

Uudenlaista sitoutumista ja luottamusta

Tätä kirjoitettaessa ohjelma on yhä käynnissä, ja viimeiset sprintit päättyvät myöhemmin vuonna 2021. Eli kuitenkin ennakoi, että LeadershipLABit jatkavat omin voimin vielä senkin jälkeen. Fasilitointia ei tarvita, koska osallistujat ovat sitoutuneet yhteiseen oppimiseensa.

Koulutuksen aikana covid-19 on tuonut logistiikka-alalle uuden murroksen. Jakelupalvelujen kysyntä nousi ennennäkemättömiin lukemiin, kun ihmiset siirtyivät ostamaan verkosta.

Posten ja Bring ovat pikemminkin nähneet tämän merkkinä siitä, että johtamisohjelma on entistäkin tärkeämpi.

Cathrine on havainnut, että yksilöiden käyttäytymisen muutosten lisäksi ohjelman digitaaliset summit-tapaamiset, LAB-ryhmät ja muu vuorovaikutus ovat lisänneet luottamusta organisaation eri osien esihenkilöiden välillä.

”On selvästi yleistynyt, että toiseen otetaan yhteyttä ehdotuksen kanssa tai pyydetään apua. Tämä liittyy myös koronan vaikutuksiin: käynnissä oleva johtamisohjelma on antanut Postenille ja Bringille mahdollisuuden ottaa johtajansa mukaan tähän massiiviseen muutokseen, joten heillä on paremmat valmiudet hoitaa nykyiset, poikkeuksellisen suuret lähetysmäärät.”

Tapaus osoittaa hyvin, miten oikeanlainen johtamiskoulutus ei ainoastaan muuta yrityksen strategiaa arjen teoiksi vaan auttaa organisaatiota myös sopeutumaan, kun toimintaympäristö muuttuu nopeasti ja radikaalisti.

Lopuksi Cathrine korostaa jatkuvuuden merkitystä.

”Johtamisen kehittämispolkuja pidetään joskus hyvin tapahtumakeskeisinä: on valmistautuminen, itse tapahtuma ja jälkiseuranta. Tässä halusimme todella luoda polun, joka kulkee saumattomasti työn ja arjen rinnalla. Howspacen kaltainen alusta on tällaisen polun fasilitoinnissa aivan ratkaiseva.”

”Tässä halusimme todella luoda polun, joka kulkee saumattomasti työn ja arjen rinnalla. Howspacen kaltainen alusta on tällaisen polun fasilitoinnissa aivan ratkaiseva.”