Haaste
Ennen palvelujensa digitalisointia Optimé järjesti pääasiassa lähikoulutuksia 40–300 hengen ryhmille. Suurin haaste oli säilyttää lähikoulutusten ”taika” myös verkossa.
Ratkaisu
Haasteen ratkaisemiseksi Optimé lähetti kaikki fasilitaattorinsa virtuaalisen fasilitoinnin koulutusohjelmaan, josta he saivat kaksi arvokasta oppia:
Tulokset
Kuten muillakaan koulutusorganisaatioilla, myöskään Optimé Internationalilla ei ollut valmista mallia virtuaalikoulutuksen järjestämiseen, kun covid-19 mullisti elämämme.
”Vuosi sitten maailmamme meni todella pahasti sekaisin, ja olimme melkoisessa ’keksitään jotain’ -vaiheessa”, kertoo Optimé Internationalin asiakaskokemuksesta vastaava johtaja Allen Bessel. ”Se, mihin olemme Optimélla kehittyneet, on parempaa kuin se, mistä lähdimme, ja Howspace oli olennainen osa muutostamme.”
Luopumalla perinteisistä koulutusmenetelmistä ja ottamalla Howspacen käyttöön Optimé ei ainoastaan selvinnyt covid-19:n mukanaan tuomista perustavanlaatuisista muutoksista, vaan on menestynyt uudessa toimintatavassa erinomaisesti.
Kaksi oppia digitaalisesta fasilitoinnista
Ennen covid-19:ää Optimé järjesti pääasiassa lähikoulutuksia 40–300 hengen ryhmille. Suurin haaste oli säilyttää lähikoulutusten ”taika”, kun koulutukset siirtyivät verkkoon.
”Tiesimme, että tapa, jolla vedimme koulutusta luokkahuoneessa, ei toimisi samalla tavalla verkossa”, Allen sanoo.
Haasteen ratkaisemiseksi Optimé lähetti kaikki fasilitaattorinsa virtuaalisen fasilitoinnin koulutusohjelmaan. Sieltä he saivat kaksi arvokasta oppia:
Työskentele tuottajan kanssa
”Meillä kaikilla on nyt tuottaja apuna, kun fasilitoimme verkossa. Fasilitaattorina voin pitää koko ryhmän huomion, kun joku muu ratkoo osallistujien teknisiä ongelmia. Voin keskittyä oppijoiden osallistamiseen”, Allen kertoo.
Hyödynnä monimuoto-oppimista
Optimé oppi yhdistämään asynkronisen eli itseohjautuvan oppimisen synkroniseen oppimiseen, jossa ollaan oppijoiden kanssa yhdessä livenä.
Tämän seurauksena koko sisältö tehtiin uusiksi: kahden kahdeksan tunnin päivän sisältö mahdutettiin viiteen 90 minuutin virtuaaliseen luokkahuonesessioon, joihin osallistui pienempiä, 20–24 hengen ryhmiä. Yhden päivän ohjelmat jaettiin kolmeen 90 minuutin sessioon.
Koulutussisältöjä uudistaessaan Optimé muotoili joukon suunnitteluperiaatteita työnsä tueksi.
Optimén suunnitteluperiaatteet virtuaaliseen oppimiseen
Oppija ensin
Aseta oppija kaikkien päätöstesi keskiöön ja huomioi hänen tarpeensa ja ajankäyttönsä. Kysy itseltäsi: millainen kokemus tämä on oppijalle? Jos järjestit ennen covid-19:ää Optimén tapaan kokopäiväisiä koulutuksia, mieti, miltä osallistujista tuntuisi tuijottaa ruutua kuusi tai kahdeksan tuntia.
”Siirryimme opettamiseen suunnitelluista esityksistä lähes tyhjiin tauluihin, joiden avulla pystyimme tukemaan oppimista paremmin.”
”Virtuaalikoulutuksessa minun piti puhua vähemmän ja fasilitoida enemmän”, Allen sanoo. ”Kaikki esitysmateriaalimme piti muuttaa. Siirryimme opettamiseen suunnitelluista esityksistä lähes tyhjiin tauluihin, joiden avulla pystyimme tukemaan oppimista paremmin.”
Allen jatkaa: ”Sisältöjen uudistamisessa piti olla armoton: karsimme joitakin suosikkiosioitamme ja keskityimme tarkemmin siihen, mitä oppijoiden täytyy tietää, jotta he voivat viedä opitun käytäntöön lyhyessä ajassa. Kun mietimme, mitä arvoa tuotamme asiakkaille, oli paljon helpompi päättää, mikä jää ja mikä lähtee.”
Yksi tai kaksi oppimistavoitetta moduulia kohden
Optimé rajasi jokaisen 90 minuutin koulutusmoduulin tavoitteet yhteen tai kahteen keskeiseen oppimistavoitteeseen. ”Meillä oli taipumus yrittää mahduttaa yhteen sessioon mahdollisimman paljon. Kun teimme niin, vesitimme oikeastaan kaiken, mitä teimme”, Allen sanoo.
Moduulien tavoitteet pidettiin tarkkoina ja selkeinä: mitä oppijoiden pitää viedä mukanaan. Lisäksi kaikki fasilitaattorit tekevät paljon töitä, jotta koulutus olisi osallistujille merkityksellinen ja samaistuttava.
Kolme osaa jokaisessa moduulissa
Optimé käyttää Howspacea asynkroniseen oppimiseen ennen ja jälkeen 90 minuutin virtuaalisten livesessioiden. Asynkroniset tehtävät vievät osallistujilta vain noin 30 minuuttia.
Osa 1) Ennen virtuaaliluokkaa fasilitaattorit jakavat teoriat ja mallit, joihin osallistujat tutustuvat omaan tahtiinsa.
Osa 2) Livesessiossa teorioita harjoitellaan, niistä keskustellaan ja niitä haastetaan, mikä toimii parhaiten juuri yhdessä.
Osa 3) Livesession jälkeen fasilitaattorit jakavat Howspacessa työkaluja ja käytännön harjoituksia, joita osallistujat voivat soveltaa omassa työssään.
”Howspacesta on tullut vertaiskeskustelujen kautta oppimisen jatke sekä ennen luokkasessioita että niiden jälkeen”, Allen tiivistää.
Aktivoi oppijat 3–5 minuutin välein
Jotta osallistujat todella sitoutuvat virtuaalisessa tilassa, pidä heidät aktiivisina passiivisen kuuntelun sijaan. Pyydä heitä esimerkiksi nostamaan kättä, vastaamaan kyselyyn, kirjoittamaan chattiin tai siirtymään pienryhmähuoneeseen.
”Ohjaat heidän fyysistä aktiivisuuttaan. Osallistujat tuntevat olevansa paljon tiiviimmin mukana, kun heitä pyydetään osallistumaan monin eri tavoin”, Allen sanoo.
Opi oppimaan verkossa
Auttaakseen teknologiaan tottumattomia ihmisiä käyttämään sitä koulutuksissa luontevammin Optimé järjesti sekä omalle tiimilleen että asiakkailleen ”Opi oppimaan verkossa” -sessioita. Niissä käytiin läpi luokkahuoneen ja virtuaaliluokan erot, se, miten oppijoiden odotettiin osallistuvan, sekä käytettävät työkalut.
Nyt, kun virtuaalikoulutusta on takana vuosi, Optimén ei enää tarvitse järjestää näitä sessioita. Jos mukana on osallistujia, jotka eivät ole aiemmin olleet virtuaaliluokassa, ohjeistusta yksinkertaisesti lisätään harjoitusten lomaan.
VIDEO: Allen esittelee esimerkin siitä, miten hän rakensi oppijakokemuksen Optimélla.
Mielikuvitus valloilleen ja ajattelutapa uusiksi
Optimélle ajattelutavan muuttaminen virtuaalikoulutuksen suhteen oli haastavaa mutta äärimmäisen tärkeää.
”Meiltä vaati paljon päästä irti omista käsityksistämme siitä, miltä koulutuksen pitää näyttää, miltä oppimisen ja kehittämisen pitää tuntua ja miten se toteutetaan. Heitimme kaiken sen syrjään, kun keskustelimme muiden asiantuntijoiden kanssa siitä, mitä se voisi olla. Kun aloimme nähdä, mitä kaikkea Howspacella voi tehdä, mielikuvituksemme pääsi valloilleen”, Allen kertoo.
Pysymällä uteliaana ja keskustelemalla Howspacen digitaalisen fasilitoinnin asiantuntijoiden kanssa Optimé pystyi luopumaan perinteisistä menetelmistä ja toteuttamaan erinomaista koulutusta.
”Lähikoulutuksessa ei ole mitään sellaista, mitä en voisi tehdä virtuaalisesti, ja joissain tapauksissa virtuaalinen on osoittautunut jopa tehokkaammaksi.”
Mitä Allen neuvoo organisaatioita, jotka ovat yhä ”keksitään jotain” -vaiheessa?
”Mieti näkökulmaasi: mitä yrität saavuttaa? Yritätkö korvata sen, mitä teit luokkahuoneessa, vai tehdä saman asian eri tavalla? Oma näkemykseni tänään on, että lähikoulutuksessa ei ole mitään sellaista, mitä en voisi tehdä virtuaalisesti, ja joissain tapauksissa virtuaalinen on osoittautunut jopa tehokkaammaksi.”
Optimé järjesti Howspacessa esimerkiksi kokemuksellisia oppimissessioita, jotka pohjautuivat aiemmin lähitilaisuuksina toteutettuihin myyntisimulaatioihin. Niissä myyjät valmistelivat omaan työhönsä perustuvan tilanteen ja saivat siitä palautetta esihenkilöiltään. ”Howspacessa tämä onnistui jopa helpommin kuin neuvotteluhuoneessa. Se oli todella yksinkertaista, paljon vähemmän häiritsevää, nopeampaa toteuttaa ja edullisempaa”, Allen sanoo.
Howspacen hyödyt virtuaalisessa monimuoto-oppimisessa
Korkeampi sitoutuminen
Allen tiivistää, mitä kokopäiväisten lähikoulutusten siirtäminen monimuoto-oppimisen malliin on tuonut: ”Sitoutuminen on korkeammalla, eivätkä osallistujat ole päivän päätteeksi uupuneita. Työskentelemme pienempien ryhmien kanssa, joten opin tuntemaan osallistujat koulutuksen aikana paremmin. Kaikki ovat mukana, ja kokemus tuntuu kaikille oppijoille vankemmalta ja antoisammalta kuin silloin, kun neuvotteluhuoneessa istui 70 ihmistä.”
”Kokemus tuntuu kaikille oppijoille vankemmalta ja antoisammalta kuin silloin, kun neuvotteluhuoneessa istui 70 ihmistä.”
Marty Blake, Optimén operatiivinen johtaja, kertoo, että aluksi mietittiin, miten oppijat saadaan sitoutumaan tehokkaasti ja miten he pääsevät harjoittelemaan oppimaansa lyhyessä ajassa. ”Howspace on ollut iso osa vastausta: käytämme sitä tiedon välittämiseen mutta myös sitoutumisen vahvistamiseen.”
Jotta nämä hyödyt toteutuvat, fasilitaattoreiden on tärkeää kertoa osallistujille, mitä heiltä odotetaan. Osallistujia pyydetään pitämään kamerat päällä, jotta he voivat paremmin samaistua muihin oppijoihin ja olla vuorovaikutuksessa heidän kanssaan. Lisäksi heitä pyydetään välttämään häiriöitä: puhelin laitetaan pois, eikä sähköpostia lueta sessioiden aikana.
”Keräämme oppijoilta palautetta matkan varrella, ja valtaosa, jopa 80–90 %, ottaa virtuaalisen oppimisen avosylin vastaan. Kukaan ei haikaile luokkahuonepäivien perään, ja uskon, että Howspacella on siinä iso osuus”, Allen sanoo.
Tukea kaikille oppimistyyleille
”Virtuaalisessa koulutuksessa on hienoa se, että mahdollisuus osallistua on nyt kaikille oppimistyyleille yhtä suuri”, Allen sanoo.
Optimélla on huomattu, että Howspacessa jakavat avoimesti ajatuksiaan nekin osallistujat, joilta sitä ei olisi odottanut.
”Howspacen työtilassa on jotain, mikä luo ihmisille turvallisen ympäristön osallistua”, Marty sanoo.
Allenin mukaan tähän on kaksi syytä:
- Osallistujia ei laiteta tiukkaan paikkaan eikä heidän odoteta vastaavan valmistautumatta, vaan he voivat kirjoittaa tai äänittää jotain, mikä tuntuu heistä hyvältä.
- Osallistujat voivat itse päättää, miten haluavat osallistua. Heidän ei tarvitse puhua ääneen kaikkien kollegoiden edessä, vaan he voivat kirjoittaa Howspaceen.
”Jakamisen laatu ja syvyys ylittävät selvästi sen, mihin luokkahuoneessa oli aikaa ja mitä ihmiset olivat valmiita kertomaan”, Allen sanoo.
Koulutuksen mukauttaminen lennossa
Howspacen toinen keskeinen hyöty on, että Optimé pystyy fasilitoimaan tilanteen mukaan.
”Howspace ei ole ainoastaan tehnyt toteutuksesta yksinkertaisempaa vaan myös paljon tehokkaampaa, koska se mahdollistaa oppimisen juuri silloin, kun sitä tarvitaan.”
Allen selittää: ”Jos sessio venyy etkä ehdi käydä kaikkea läpi tai esiin nousee jotain suunnittelematonta, voit lisätä tiedon Howspaceen ja jakaa sen osallistujille heti session jälkeen. Meillä ei ole enää tuotantoaikoja, emmekä tulosta ja kokoa käsikirjoja etukäteen. Howspace ei ole ainoastaan tehnyt toteutuksesta yksinkertaisempaa vaan myös paljon tehokkaampaa, koska se mahdollistaa oppimisen juuri silloin, kun sitä tarvitaan.”
Kumppanuus Howspacen kanssa auttaa Optiméa keskittymään omaan ydinosaamiseensa
Optimén perimmäinen tavoite on kehittää myynnin osaajista alansa parhaita, ja kumppanuudessa Howspacen kanssa yritys kokee molempien tavoittelevan samaa. ”Tuntuu siltä, että teemme yhteistyötä emmekä vain osta heiltä jotain. Pyrimme samaan lopputulokseen”, Marty sanoo.
Marty jatkaa: ”Emme ole teknologiayritys, eikä meillä ole taustalla kehittäjätiimiä. Emme sitä haluakaan, koska se ei ole vahvuutemme, ja haluamme keskittyä siihen, missä olemme parhaita. Howspace tarjosi hyvin toimivan ja helpon tavan rakentaa oma koulutustyylimme ja tehdä siitä monella tapaa omamme.”
Optimé on yksi yli 160 innostuneesta kumppanistamme, joiden kanssa teemme Howspacella töitä yhteisenä tavoitteenamme saada ihmiset entistä paremmin mukaan.
