Optimé International omarmt verandering en wijst de weg naar de toekomst van trainen

Zoals alle trainingsorganisaties had ook Optimé International geen draaiboek voor virtueel trainen toen COVID-19 het leven zoals we het kenden op zijn kop zette. 

“Een jaar geleden werd onze wereld flink overhoopgegooid, en zaten we echt in een fase van ‘uitzoeken hoe het moet’”, zegt Allen Bessel, Senior Vice President of Client Experience bij Optimé International. “Maar waar we bij Optimé nu staan, is beter dan wat we achter ons lieten, en Howspace speelde een wezenlijke rol in die transformatie.”

Door traditionele trainingsmethoden los te laten en met Howspace te werken, heeft Optimé de paradigmaverschuivingen door COVID-19 niet alleen overleefd: het bedrijf floreert juist in deze nieuwe manier van werken.

Twee lessen over digitaal faciliteren

Voor COVID-19 gaf Optimé vooral trainingen op locatie aan groepen van 40 tot 300 mensen. De grote uitdaging was om de “magie” van die fysieke leerervaringen te behouden bij online trainingen. 

“We wisten dat de manier waarop we in een fysiek klaslokaal trainden online niet op dezelfde manier zou werken”, zegt Allen. 

Om die uitdaging aan te pakken, liet Optimé al zijn facilitators een opleiding in virtueel faciliteren volgen. Die leverde een paar waardevolle lessen op:

Werk met een producer

“We werken nu allemaal met een producer als we online faciliteren. Zo kan ik als facilitator de aandacht van iedereen in de ruimte vasthouden, terwijl iemand anders eventuele technische problemen van deelnemers oplost. Ik kan me volledig richten op het betrekken van de deelnemers”, legt Allen uit. 

Kies voor blended learning

Optimé ontdekte hoe je asynchroon of zelfgestuurd leren combineert met synchroon leren, oftewel de tijd die je live met deelnemers doorbrengt. 

Daarom ging alle content op de schop: de stof van twee dagen van acht uur werd verdeeld over vijf virtuele klassessies van 90 minuten, met kleinere groepen van 20 tot 24 mensen. Programma's van één dag werden omgebouwd tot drie sessies van 90 minuten. 

Bij het herzien van de trainingscontent stelde Optimé een aantal ontwerpprincipes op als leidraad voor het werk. 

De ontwerpprincipes van Optimé voor virtueel leren

Zet de deelnemer op de eerste plaats

Zet deelnemers centraal bij al je beslissingen en houd rekening met wat ze nodig hebben en hoeveel tijd ze hebben. Vraag je af: hoe beleeft de deelnemer dit? Gaf je voor COVID-19 net als Optimé trainingen van een hele dag, bedenk dan hoe het voor deelnemers is om zes of acht uur naar een scherm te staren. 

“We stapten over van presentaties die bedoeld waren om les te geven naar bijna lege whiteboards, waarmee we het leren beter konden stimuleren.”

“Bij virtueel trainen draaide het erom dat ik minder praatte en meer faciliteerde”, zegt Allen. “Al ons presentatiemateriaal moest anders. We stapten over van presentaties die bedoeld waren om les te geven naar bijna lege whiteboards, waarmee we het leren beter konden stimuleren.”

Allen vervolgt: “We moesten meedogenloos zijn bij het herontwerpen van de content. We schrapten een aantal van onze favoriete onderdelen en richtten ons strakker op wat deelnemers moesten weten om de concepten in korte tijd in de praktijk te brengen. Toen we nagingen welke waarde we onze klanten boden, was de keuze wat erin bleef en wat eruit ging een stuk makkelijker.”

Kies één of twee leerdoelen per module

Optimé beperkte de ambitie van elke trainingsmodule van 90 minuten tot één of twee kernleerdoelen. “We hadden de neiging om zoveel mogelijk waarde in een sessie te proppen. Maar daarmee verwaterden we eigenlijk alles wat we deden”, zegt Allen. 

Het team bleef gefocust, scherp en duidelijk over wat deelnemers uit die modules moesten meenemen. En alle facilitators doen hun uiterste best om de training betekenisvol en herkenbaar te maken voor deelnemers. 

Bied elke module aan in drie onderdelen 

Optimé gebruikt Howspace voor asynchroon leren voor en na de virtuele livesessies van 90 minuten. Het asynchrone werk kost deelnemers maar zo'n 30 minuten. 

Onderdeel 1) Voor de virtuele klassessie delen facilitators theorie en modellen die deelnemers in hun eigen tijd doorlezen.

Onderdeel 2) In de live sessie wordt die theorie geoefend, besproken en kritisch bevraagd. Dat werkt live het best.

Onderdeel 3) Na de live sessie gebruiken facilitators Howspace opnieuw om tools en praktische oefeningen te delen die deelnemers in hun eigen werk kunnen toepassen. 

“Dankzij de discussies tussen deelnemers onderling is Howspace een verlengstuk van het leren geworden, zowel voor als na de klassessies”, vat Allen samen. 

Laat deelnemers elke drie tot vijf minuten iets doen 

Wil je in een virtuele omgeving echt betrokkenheid creëren, houd deelnemers dan actief in plaats van ze passief te laten luisteren. Vraag ze bijvoorbeeld hun hand op te steken, een poll in te vullen, iets te delen in de chat of naar een break-outroom te gaan. 

“Je stuurt hun fysieke betrokkenheid. Deelnemers voelen zich veel meer onderdeel van het leren als je ze op verschillende manieren laat bijdragen”, zegt Allen. 

Leer online leren 

Om mensen die niet vertrouwd zijn met technologie op hun gemak te stellen, organiseerde Optimé sessies onder de titel “Leer online leren”, zowel voor het eigen team als voor klanten. Daarin kwamen de verschillen tussen fysieke en virtuele klassen aan bod, hoe deelnemers geacht werden mee te doen en welke tools ze gebruikten. 

Nu, een jaar na de start met virtueel trainen, zijn die sessies niet meer nodig. Komt Optimé toch deelnemers tegen die nog nooit in een virtuele klas hebben gezeten, dan bouwt het team gewoon meer begeleiding in de oefeningen in. 

VIDEO: Allen laat aan de hand van een voorbeeld zien hoe hij de leerervaring bij Optimé heeft ingericht. 

De verbeelding de ruimte geven en anders gaan denken

Voor Optimé was het lastig om anders te gaan denken over virtueel trainen, maar wel enorm belangrijk. 

“Het kostte ons veel moeite om los te komen van onze eigen ideeën over hoe een training eruitziet, hoe leren en ontwikkelen moet voelen en hoe je het aanbiedt. Dat hebben we allemaal overboord gegooid toen we met andere experts spraken over wat het zou kunnen zijn. Toen we zagen wat we met Howspace konden, kreeg onze verbeelding de vrije loop”, legt Allen uit. 

Door nieuwsgierig te blijven en in gesprek te gaan met de experts in digitale facilitatie van Howspace, kon Optimé traditionele methoden loslaten en opvallend sterke trainingen geven. 

“Er is niets wat ik in een fysieke training kon doen dat ik niet ook virtueel kan, en in sommige gevallen blijkt het zelfs effectiever.”

Wat adviseert Allen organisaties die nog in de fase van “uitzoeken hoe het moet” zitten? 

“Denk na over je uitgangspunt: wat wil je bereiken? Wil je vervangen wat je in de klas deed, of wil je doen wat je in de klas deed, maar dan op een andere manier? Ik ben er inmiddels van overtuigd dat er niets is wat ik in een fysieke training kon doen dat ik niet ook virtueel kan, en in sommige gevallen blijkt het zelfs effectiever.”

Zo organiseerde Optimé in Howspace ervaringsgerichte sessies op basis van de salessimulaties die het vroeger op locatie deed. Verkopers bereidden daarin een scenario voor uit hun eigen praktijk en kregen vervolgens feedback van hun managers. “Met Howspace ging dat zelfs makkelijker dan in de vergaderzaal. Het was supereenvoudig, veel minder verstorend, sneller te organiseren en goedkoper”, zegt Allen. 

De voordelen van Howspace voor virtuele blended learning

Meer betrokkenheid 

Allen vat de voordelen samen van de overstap van volledige trainingsdagen op locatie naar blended learning: “De betrokkenheid is groter en deelnemers zijn aan het eind van de dag niet uitgeput. We werken met kleinere groepen, dus ik bouw tijdens de training een betere band met ze op. Iedereen is erbij, en voor alle deelnemers voelt het als een rijkere en waardevollere ervaring dan toen we met 70 mensen in een conferentiezaal zaten.” 

“Voor alle deelnemers voelt het als een rijkere en waardevollere ervaring dan toen we met 70 mensen in een conferentiezaal zaten.” 

Marty Blake, Chief Operating Officer bij Optimé, vertelt dat het team zich eerst afvroeg hoe het deelnemers effectief kon betrekken en ze in korte tijd kon laten oefenen met wat ze hadden geleerd. “Howspace is voor een groot deel het antwoord geweest. We gebruiken Howspace om kennis over te dragen, maar ook om betrokkenheid te stimuleren.”

Om die voordelen te benutten, is het belangrijk dat facilitators deelnemers laten weten wat er van ze wordt verwacht. Deelnemers wordt gevraagd hun camera aan te laten, zodat ze zich beter kunnen verbinden met de andere deelnemers. Ook wordt hun gevraagd afleiding te vermijden door hun telefoon weg te leggen en tijdens de sessies hun mail niet te checken. 

“We verzamelen onderweg feedback van deelnemers, en de overgrote meerderheid, zo'n 80 tot 90%, omarmt virtueel leren. Niemand verlangt terug naar de tijd in het klaslokaal, en ik denk dat Howspace daar in grote mate aan bijdraagt”, zegt Allen. 

Ruimte voor elke leerstijl 

“Het mooie van virtueel is dat elke leerstijl nu evenveel kans krijgt om mee te doen”, zegt Allen. 

Bij Optimé zagen ze in Howspace deelnemers openhartig delen van wie ze dat nooit hadden verwacht. 

“De workspace in Howspace heeft iets waardoor mensen zich veilig voelen om bij te dragen”, zegt Marty. 

Volgens Allen heeft dat twee redenen:

1. Deelnemers worden niet voor het blok gezet om zonder voorbereiding te antwoorden, maar kunnen iets schrijven of opnemen waar ze zich prettig bij voelen.
2. Deelnemers bepalen zelf hoe ze bijdragen. Ze hoeven niet hardop te spreken in het bijzijn van al hun collega's, maar kunnen ook iets typen in Howspace. 

“De kwaliteit en diepgang van wat mensen delen, gaat veel verder dan waar we in een fysieke klas tijd voor hadden en wat mensen daar kwijt wilden”, zegt Allen. 

Trainingen onderweg bijsturen

Een ander groot voordeel van Howspace is dat Optimé nu in het moment kan faciliteren. 

“Howspace heeft onze trainingen niet alleen eenvoudiger gemaakt, maar ook veel effectiever, omdat we leerstof veel vaker precies op het juiste moment kunnen aanbieden.”

Allen legt uit: “Loopt een sessie uit en kom je niet aan alles toe, of komt er iets op wat niet gepland was, dan voeg je die extra informatie toe in Howspace en deel je die direct na de sessie met de deelnemers. We hebben geen productietijd meer, we drukken geen handleidingen meer af en hoeven niets meer vooraf klaar te zetten. Howspace heeft onze trainingen niet alleen eenvoudiger gemaakt, maar ook veel effectiever, omdat we leerstof veel vaker precies op het juiste moment kunnen aanbieden.” 

Met Howspace als partner richt Optimé zich op waar het goed in is 

Het uiteindelijke doel van Optimé is salestalent laten uitgroeien tot de besten in hun vak. En met Howspace als partner voelt het alsof beide partijen aan hetzelfde doel werken. “Het voelt als samenwerken, niet alsof we iets bij ze kopen. Het voelt alsof we hetzelfde resultaat nastreven”, zegt Marty.

Marty vervolgt: “We zijn geen technologiebedrijf, we hebben geen backoffice vol ontwikkelaars en dat willen we ook niet, want daar zijn we niet het sterkst in. We willen ons blijven richten op waar we wél goed in zijn. Howspace bood ons een heel functionele en eenvoudige manier om onze eigen trainingsstijl vorm te geven, om iets te nemen en het op veel manieren echt van ons te maken.”

Optimé is een van de meer dan 160 bevlogen partners waarmee we bij Howspace samenwerken, met één gedeeld doel: mensen beter betrekken.