Wat Nitor leerde over digitale facilitatie in leer- en trainingsontwerp

Toen door de pandemie al het werk op afstand moest gebeuren, zette het digital engineering-bedrijf Nitor in korte tijd al zijn fysieke trainingen om naar een virtuele vorm. Vóór de pandemie had Nitor nog nooit online coaching georganiseerd. Toch gaf het bedrijf in ongeveer het eerste coronajaar al meer dan honderd online trainingen.

“Howspace is een van de belangrijkste bouwstenen geworden in het leerontwerp van onze trainingen. We werken er graag mee en onze klanten zijn er tevreden over. Inmiddels zit Howspace in bijna al onze trainingen”, zegt Suvi Myllykangas, Senior Lean-Agile Coach bij Nitor.

Howspace Academy bracht nieuwe ideeën voor het gebruik van het platform

De overstap van fysieke training en coaching naar virtueel was een grote verandering, voor de organisatie zelf én voor haar klanten. Aan het begin van de coronacrisis werden veel trainingen eerst geschrapt, maar de facilitators van Nitor gingen meteen experimenteren met het virtuele format. Na een paar maanden werken met een combinatie van Zoom en Mural besloot Nitor te onderzoeken of Howspace geschikt was om virtuele trainingsprogramma's te begeleiden.

“Vóór de grote omslag naar thuiswerken gebruikten we Howspace vooral om materiaal te delen bij klassikale trainingen. Van de functies van het platform gebruikten we maar een klein deel. Eerlijk gezegd vroeg ik me wel eens af waarom we eigenlijk een externe materiaalbank gebruikten”, vertelt Suvi.

“Maar er werd zoveel over Howspace gepraat dat ik besloot de Howspace Academy te volgen [een cursus digitale facilitatie voor Howspace-gebruikers], om te zien wat de tool nog meer kon. Tijdens de Academy was ik echt onder de indruk van wat ik leerde en zag. Ik deed veel ideeën op en toen ik zag hoe beperkt we Howspace tot dan toe hadden ingezet, spoorde ik al mijn collega's aan om het te gebruiken. Toen ik zelf ervoer hoe een begeleid proces voelt vanuit het perspectief van de deelnemer, dacht ik: hier kunnen onze klanten ook meer over leren.”

De vijf grootste voordelen van digitale facilitatie voor leer- en trainingsprogramma's

Suvi en haar collega Susu Kukkonen, trainingsmanager, zetten de vijf belangrijkste voordelen op een rij die Howspace en digitale facilitatie organisaties en trainingsaanbieders opleveren.

1. Betrek deelnemers al vóór de live sessies

Met digitale facilitatie komt een training sneller op gang. Het ijs breken, de camera's aan houden, de lage energie tijdens de voorstelrondes: die problemen verdwijnen steeds meer nu het eigenlijke werk al vóór de eerste bijeenkomst begint.

“Tegenwoordig vragen we mensen altijd om zich vooraf voor te stellen en hun verwachtingen te delen. Zo maken we het hele team ruim van tevoren vertrouwd met de thema's en met de afspraken over hoe we samenwerken. Bij de eerste online trainingen kostte die kennismakingsfase 45 minuten. Nu is dat tijdens de live sessie in minder dan 5 minuten gebeurd en gaan we meteen ter zake.”

Door die vlotte start raken deelnemers direct betrokken bij het proces en stelt de groep zich in op het gezamenlijke traject.

“Zo laten we deelnemers vanaf het allereerste begin ervaren dat de verantwoordelijkheid voor de opdrachten en het leren bij henzelf en bij de andere deelnemers ligt. Je doet de opdrachten niet voor de trainers, maar voor jezelf en voor de groep.”

2. Stimuleer actieve deelname en vergroot het zelfvertrouwen van deelnemers

Bij de vernieuwing van zijn opleidingsaanbod legde Nitor de nadruk op leerontwerp. Een van de doelen is deelnemers wow-ervaringen te bieden. De rol van de trainer is om sociaal leren te faciliteren.

“Informatie kun je tegenwoordig altijd tot je nemen door te lezen of naar podcasts te luisteren. Wij willen mensen juist sociale, boeiende en meeslepende leertrajecten bieden, waarin ieder als lerende een grote en actieve rol speelt. Dat vergroot ook het professionele zelfvertrouwen van deelnemers, omdat ze ideeën en tips uitwisselen over hoe ze in hun eigen rol te werk gaan”, legt Suvi uit.

“Als iemand zich prettig voelt in de eigen rol en met de eigen verantwoordelijkheden, profiteert de hele organisatie daarvan. Wanneer mensen leren en zich thuis voelen in hun rol, nemen de efficiëntie en het welzijn als geheel toe.”

3. Help deelnemers het geleerde toe te passen in hun dagelijkse werk

Volgens Suvi zie je de waarde van de online trainingen van Nitor terug in hoe het geleerde wortel schiet in het dagelijks leven van deelnemers.

Wanneer mensen in Howspace vragen stellen en ervaringen delen, ontstaan er nieuwe discussies en komen ze terug om met anderen te delen wat ze hebben geleerd, ook als het trainingsprogramma al voorbij is.

“Vroeger zaten mensen tijdens de workshops vol energie. Ze waren enthousiast en wilden het geleerde meteen in de praktijk brengen. Alleen hadden we toen geen middelen om mensen te helpen het ook echt in hun dagelijks leven toe te passen. Nu merken we dat de energie ook na afloop van de trainingen beter behouden blijft.”

“Als deelnemers reflecteren op wat ze hebben geleerd en ervaren, actieplannen maken en nadenken over hoe ze de lessen in hun eigen werk kunnen toepassen, vergeten ze die minder snel.”

4. Breng het hele leertraject samen op één gedeelde plek

Volgens Suvi en Susu is het essentieel om het hele trainingsprogramma op één plek onder te brengen, zowel om deelnemers in hun werk te ondersteunen als om de training te coördineren. Met één rustige digitale omgeving om kennis te delen, en met opdrachten die nauw aansluiten bij hun dagelijkse werk, brengen deelnemers het geleerde in de praktijk en onthouden ze het ook.

“We willen niet dat de trainingsdagen de enige momenten zijn waarop we samenkomen en de trainers de thema's alleen maar voor de deelnemers behandelen. Ons doel is leren mogelijk te maken op een moment dat het ieder uitkomt, ook buiten de eigenlijke trainingsdagen”, benadrukt Suvi.

“Met Howspace hebben we ons trainingsaanbod op één lijn gebracht, en onze diensten hebben echt ons eigen gezicht gekregen. Het platform brengt alle informatie samen op één plek, zodat de communicatie en planning met klanten soepel verlopen. Wij zorgen er alleen voor dat iedereen de weg naar de werkruimte vindt en dat de ervaring gedurende het hele programma overeind blijft”, vult Susu aan.

5. Laat mensen over de hele wereld samen leren

Nitor bedient klanten over de hele wereld. Sinds de uitbraak van de pandemie zijn opleidingsdiensten sterk gedigitaliseerd, waardoor steeds meer internationale bedrijven in beeld komen. Bij Nitor volgen nu deelnemers vanaf verschillende continenten trainingen, soms zelfs midden in de nacht.

“Onze klanten zijn Finse organisaties die wereldwijd actief zijn, en die kunnen nu ook hun internationale medewerkers bij trainingen betrekken. Nu reizen beperkt is, zijn mensen eraan gewend geraakt om elkaar op afstand nog wendbaarder te ontmoeten”, zegt Suvi verheugd.