Hoe Milestone en Aktia cultuurontwikkeling digitaal aanpakten

Milestone Coaching & Consulting is een bureau voor het ontwerpen van bedrijfscultuur (coaching en ontwikkeling) met meer dan 20 jaar ervaring in mensgerichte verandering. Klantrelaties, coachingtrajecten en verander- en strategieprocessen bouwt het bureau allemaal op dezelfde basisprincipes: hoe wij als mensen in elkaar zitten.

Het mensbeeld staat centraal

“Wij geloven dat succesvol leiderschap in de kern om twee dingen draait: wat voor wezen er wordt geleid (de mens) en hoe je de bedrijfscultuur de strategie laat ondersteunen. Leiderschap zonder een gezond beeld van wat een mens is (het mensbeeld) leidt niet tot het gewenste resultaat. Een strategie die niet door de cultuur wordt gedragen, is gedoemd te mislukken. Dat perspectief brengen we in elk traject mee”, zegt Elina Aaltolainen, Culture Strategist bij Milestone.

Hoe creëer je openheid en verbondenheid in een traditionele sector?

Aktia is een vermogensbeheerder, bank en levensverzekeraar met een lange geschiedenis die teruggaat tot 1825. Het bedrijf heeft nu zo'n 900 medewerkers en is actief in heel Finland. Beleggingsfondsen van de bekroonde vermogensbeheertak van Aktia worden ook internationaal verkocht. Aktia en Milestone werken samen aan de ontwikkeling van de bedrijfscultuur.

Bankieren is een traditionele sector met veel hiërarchische structuren. Tegelijk ondergaat de sector grote veranderingen door digitalisering en veranderend klantgedrag. Aktia beseft dat het, om nu en in de toekomst samen met klanten vermogen op te bouwen, de beste kanten van zijn cultuur verder moet uitbouwen: samenwerken voor de klant, innovatiekracht, moed en verantwoordelijkheid. Dat lukt door het gevoel van psychologische veiligheid, vertrouwen en het gevoel ergens belangrijks bij te horen te versterken. Een teamcultuur waarin voortdurend feedback wordt gegeven, speelt een grote rol in toekomstig succes.

Milestone en Aktia stelden een groep samen van jonge, opkomende talenten uit de organisatie en het senior management. Die groep zette de structuur neer om de huidige cultuur van Aktia en de visie op morgen in kaart te brengen. “Dankzij het Howspace-platform konden we ook de lijnmanagers in de organisatie vanaf het begin betrekken. Door digitale tools te combineren met service design-methoden kregen we snel het grote geheel in beeld”, vertelt Aaltolainen.

Grote dingen kunnen ook virtueel

Een belangrijk onderdeel van het cultuurtraject was tijd doorbrengen met alle leidinggevenden in de organisatie, om te verkennen hoe de huidige cultuur richting de gewenste situatie kon bewegen. Dat zou gebeuren tijdens een groot live-evenement: Aktia Day. Maar zoals bij veel andere organisaties in het voorjaar van 2020 liepen de plannen van Aktia anders door de coronamaatregelen.

“We gebruikten Howspace al voor het traject. Toen we beseften dat Aktia Day niet fysiek kon doorgaan, was het voor ons dan ook meteen duidelijk dat we volgens plan verder zouden gaan, maar dan digitaal. We begonnen het voorbereidende werk voor het evenement op het digitale platform en maakten van Aktia Day vervolgens een virtuele ervaring.”

Uiteindelijk werd Aktia Day volledig op het Howspace-platform gebouwd. De kern was een livestream van studiokwaliteit, waarin het topmanagement de hele dag aanwezig was om te vertellen en mee te praten. Leidinggevenden namen vanaf hun eigen locatie deel aan verschillende onderdelen.

Een van de eigenschappen die Aktia volgens zijn cultuurvisie vaker in de organisatie wil zien, is dat mensen elkaar durven uit te dagen. Dat werd direct in de werkwijze verwerkt.

“Cultuur verandert als je dingen anders doet. Een aantal business directors presenteerde in de livestream het geplande strategiewerk, en daarna nodigden we mensen uit om hen en hun werk in realtime uit te dagen. Zo werken vraagt moed van de organisatie, maar zo bouw je wel werkwijzen op die het gewenste resultaat ondersteunen”, beschrijft Aaltolainen hun aanpak.

Wow-effecten in plaats van passief naar een scherm staren

Een van de grote doelen van Milestone voor Aktia Day was een interactieve en inspirerende ervaring te creëren en virtueel werken een wow-factor te geven, in plaats van de vermoeidheid van eindeloze videovergaderingen waar mensen last van hadden.

“Vanuit Aktia gezien was de samenwerking met Milestone heel professioneel en flexibel, en dat waarderen we zeer. Onze organisatiecultuur verder ontwikkelen en zo een nog sterker werkgeversmerk opbouwen, is op dit moment een van onze belangrijkste speerpunten”, zegt Johanna Alasuutari, HR-directeur bij Aktia.

“Digitale manieren van werken bieden ook middelen om meer participatie en gelijkwaardigheid in het proces te brengen. Op een digitaal platform telt ieders stem even zwaar. Waar nodig kun je sommige onderdelen zelfs anoniem doen. Met AI-tools kun je veel mensen in realtime bij een dialoog betrekken en het gesprek ter plekke samenvatten. Zo kunnen leidinggevenden op een nieuwe schaal horen wat er in hun organisatie leeft.

Aktia Day was een succes. Over het algemeen denk ik dat we nog maar aan het begin staan van wat deze tools kunnen betekenen voor participatie en mensgerichte ontwikkeling”, vat Aaltolainen samen.