De uitdaging
Agile Work is gespecialiseerd in het plannen en begeleiden van veranderingen op de werkplek, vanuit een multidisciplinair perspectief: medewerkerservaring, cultuur en de strategische doelen van het bedrijf. Het bureau zocht een effectieve manier om zijn projecten te digitaliseren en te stroomlijnen.
De oplossing
“Werkplekmanagement wordt al snel een zaak van het management, en de dromen en wensen van medewerkers over hun werkplek krijgen te weinig aandacht als ze in cijfermatige enquêtedata worden geperst. Howspace kwam naar voren toen we digitale manieren in kaart brachten om het perspectief van medewerkers op een schaalbare manier in het proces te brengen. Als adviesbureau vinden we dat extra belangrijk: de omvang en het aantal projecten waaraan we tegelijk werken zijn gegroeid, maar we willen mensen nog steeds even breed en even goed betrekken”, zegt Antti Pitkänen, Director of Research and Strategy en bestuursvoorzitter.
De resultaten
Agile Work, opgericht in 2015, is gespecialiseerd in het plannen en begeleiden van veranderingen op de werkplek. Het bureau kijkt vanuit een multidisciplinair perspectief naar werkplekken: medewerkerservaring, cultuur en de strategische doelen van het bedrijf vormen de basis voor een werkplekontwerp dat rekening houdt met de sociale, digitale en fysieke werkomgeving.
Antti Pitkänen, Director of Research and Strategy en bestuursvoorzitter van Agile Work, werkt aan klantprojecten als onderdeel van een multidisciplinair team. “We hebben experts in service design, vastgoedbeheer, interieurontwerp, verandermanagement en werkplekontwerp, die samen de beste vaardigheden voor elke uitdaging bundelen. Een werkplek veranderen gaat nooit alleen over muren of vierkante meters. Met een zorgvuldig samengesteld team leiden we zowel het werkplekproject als de verandering die daarbij hoort.”
Op weg naar digitaal werkplekontwerp
Agile Work werkt al lange tijd aan het digitaliseren en stroomlijnen van zijn projecten. Het bureau beschikt over allerlei participatieve instrumenten, zoals workshops, interviews, onderzoek naar de werkomgeving en observatie van activiteiten in de huidige ruimtes. Die leveren goede input op, maar kosten veel middelen en zijn slecht schaalbaar. “Werkplekmanagement wordt al snel een zaak van het management, en de dromen en wensen van medewerkers over hun werkplek krijgen te weinig aandacht als ze in cijfermatige enquêtedata worden geperst. Howspace kwam naar voren toen we digitale manieren in kaart brachten om het perspectief van medewerkers op een schaalbare manier in het proces te brengen. Als adviesbureau vinden we dat extra belangrijk: de omvang en het aantal projecten waaraan we tegelijk werken zijn gegroeid, maar we willen mensen nog steeds even breed en even goed betrekken”, zegt Pitkänen.
Betrokkenheid en transparantie zorgen voor duurzame verandering
De werkplekprojecten die Agile Work in Howspace bouwt, brengen alles rond het project samen in een veilige omgeving: een platform waar alle gesprekken over het project plaatsvinden. “Digitaal werken maakt processen transparant. Wanneer naast het management ook een brede groep experts uit de organisatie meepraat, doorbreekt dat de hiërarchie en groeit het vertrouwen. Op het platform zijn de verandering en de bijbehorende besluiten voortdurend voor iedereen zichtbaar, niet alleen op losse momenten. Wij geloven niet in verandering waarbij je een of een paar workshops houdt, gevolgd door een lange stilte en onzekerheid over de vraag of de gezamenlijke ideeën ergens toe hebben geleid”, zo beschrijft Pitkänen hun werkwijze.
Door AI geïnterpreteerde kwalitatieve data en projectmanagement naast elkaar
Traditionele tools voor werkplekmanagement richten zich vaak op klassiek projectmanagement en budgetbewaking. In de projecten van Agile Work draait het niet alleen om het delen van documenten en plannen: ook het managen van de dialoog speelt een grote rol.
“We willen werkplekconcepten ontwikkelen via een proces waarin experimenteren en kwalitatief onderzoek hand in hand gaan met cijfermatige metingen. Met de AI-tools van Howspace kunnen we een groot aantal gesprekken met medewerkers ontsluiten en analyseren. We hebben ook veel andere tools tot onze beschikking om beleving, virtual reality en visuele ervaringen in onze processen te brengen. Howspace is de thuisbasis van het project: alle informatie en gesprekken staan in een gedeelde werkruimte die openstaat voor alle stakeholders.”
Succesvol veranderwerk is doorlopend en begeleid
“We willen dat Agile Work het gesprek en de praktijk in onze branche verder brengt, en dat zie je terug in hoe we werken. We gebruiken het platform bijvoorbeeld ook, nu tijdens de pandemie, om een inclusief virtueel discussie-evenement te organiseren voor de hele facility management-community. Onze werkplekprojecten met Howspace zijn geschikt voor organisaties die echt behoefte hebben aan verandering. We voeren niet één project voor één gebouw uit om dan te denken dat ons werk klaar is. We willen van verandering een doorlopend en inclusief traject voor organisaties maken. Verandering op de werkplek komt vaak tot een hoogtepunt bij een verbouwing of verhuizing, maar het veranderings- en ontwikkelwerk houdt daar niet op”, aldus Pitkänen.
Agile Work is officieel Howspace-partner en heeft al voor tal van klanten digitaal gefaciliteerde veranderprocessen uitgevoerd, onder meer voor Vaisala, TEK en Volkswagen.
